Tagesvergütungen für Auslandsdienstreisen

Wenn ein Mitarbeiter zu einem kurzen Auftrag ins Ausland reisen muss, können Sie ihm als Arbeitgeber eine pauschale Spesenvergütung zahlen. Sie können die allgemeine Pauschale in Höhe von 37,18 EUR pro Tag (ohne Rücksicht darauf, wohin die Reise geht) oder den Betrag wählen, der auf der Länderliste des FÖD Finanzen aufgeführt wird (der Betrag schwankt je nach Land). Dieser Betrag ist für das Unternehmen vollständig absetzbar, für den Arbeitnehmer jedoch keine steuerpflichtige Entlohnung.

Spesenvergütung wie für Beamte

Arbeitnehmer in der Privatwirtschaft, die einen Auftrag im Ausland erledigen müssen, haben neben den Kosten für Reise und Übernachtung natürlich auch noch einige 'kleinere' Ausgaben: Mahlzeiten, Taxi, Trinkgelder. Das sind eigentlich Kosten, die zu Lasten ihres Arbeitgebers gehen müssten, da sie im Rahmen der Berufstätigkeit anfallen. Es handelt sich dabei nur um 'kleine' Beträge, die vor Ort bezahlt werden. Als Arbeitgeber können Sie ihnen dafür eine pauschale Spesenvergütung zahlen. Die Reise- und Fahrtkosten und die Übernachtungskosten fallen nicht unter diese Pauschale.

Dieses System beruht auf der Spesenerstattung, die Beamte vom FÖD Auswärtige Angelegenheiten, Außenhandel und Entwicklungszusammenarbeit erhalten, wenn sie einen kurzen offiziellen Auftrag im Ausland erledigen. Die Behörden haben eine Länderliste zusammengestellt, wobei die pauschale Spesenvergütung je nach dem Land variiert, in welche die Dienstreise geht. Der Betrag hängt von den örtlichen Lebenshaltungskosten ab. Z. B. beträgt eine Tagesvergütung für Bolivien 43 EUR, während sie für Japan auf 105 EUR angesetzt ist.

Entscheidung zwischen der allgemeinen Pauschale oder dem Betrag der Länderliste

Der Arbeitgeber darf wählen, ob er die allgemeine Tagespauschale in Höhe von 37,18 EUR oder aber den Betrag zahlt, der auf der Länderliste steht.
Eine kurze Übersicht über einige wichtige belgische Handelspartner mit Beträgen, die ab dem 1. April 2013 gelten (eine vollständige Liste aller Länder enthält das Belgische Staatsblatt vom 6. Mai 2013):

China: 83 EUR

Deutschland: 93 EUR

Frankreich: 95 EUR

Luxemburg: 92 EUR

Niederlande: 93 EUR

Vereinigte Staaten: 105 EUR

Großbritannien: 101 EUR

Für eine Dienstreise bis zu 30 Tagen

Es muss sich um eine Reise eines Arbeitnehmers oder Unternehmensleiters im Auftrag der Gesellschaft handeln. Wenn die Reise weniger als zehn Stunden oder mehr als 30 Tage dauert, darf die Pauschale nicht angewandt werden. Dann müssen die reellen Ausgaben belegt und erstattet werden.

Die Regelung gilt für Mitarbeiter, die normalerweise ihre Arbeit hier in Belgien ausüben, aber ab und zu ins Ausland reisen müssen (das kann einmalig sein, oder sogar mit einer gewissen Regelmäßigkeit).

Unter diese Regelung fallen also nicht:

Arbeitnehmer, die ständig im Ausland arbeiten, aber alle 30 Tage nach Belgien zurückkehren;

Arbeitnehmer, für die Reisen ins Ausland zu ihrer normalen Berufstätigkeit gehören;

Arbeitnehmer, die ein oder zwei Tage pro Woche jenseits der Grenze arbeiten.

Absetzbar beim Arbeitgeber, nicht versteuert beim Arbeitnehmer

Die Spesenvergütung ist eine Erstattung von Arbeitgeberkosten, d. h. Kosten, die normalerweise zu Lasten des Arbeitgebers gehen, auch wenn sie vom Arbeitnehmer ausgelegt werden.
Der Arbeitnehmer wird auf die erhaltene Tagesvergütung also nicht besteuert. Der Arbeitgeber darf die vollständigen Kosten allerdings als Werbekosten absetzen.