Die Hauptversammlung und die Bedeutung der Einladungsfrist

Beim Organisieren einer Hauptversammlung müssen eine ganze Reihe von Regeln eingehalten werden. Wenn diese Regeln nicht befolgt werden, besteht das Risiko, dass die Beschlüsse der Hauptversammlung für ungültig erklärt werden. Ein häufig vorkommender Nichtigkeitsgrund ist die Nichteinhaltung der Einladungsformalitäten.

Einladungsformalitäten

Die Einladungsfrist für Hauptversammlungen von Gesellschaften, die nicht an der Börse notiert sind, beträgt 15 Tage. Die Einladung bei börsennotierten Gesellschaften muss mindestens 30 Tage vor der Abhaltung der Hauptversammlung erfolgen. Wann diese Frist genau beginnt, ist unklar. Nach der klassischen Auffassung - die in der Rechtslehre mehrheitlich vertreten wird   beginnt die Einladungsfrist für die Hauptversammlung mit dem Versand der Schriftstücke per (eingeschriebenem) Brief und nicht mit deren Empfang.
Im Gesellschaftsgesetzbuch wird bestimmt, dass die Gesellschaft die Einladung vornehmen muss, jedoch nicht, dass die Gesellschaft den Empfang des Einladungsschreibens beweisen muss. Es gibt jedoch eine Rechtsprechung, welche die Beweislast in Bezug auf die Kenntnisnahme der Gesellschaft auferlegt.

Es steht allerdings fest, dass diese Einladungsfrist für jeden Tagesordnungspunkt eingehalten werden muss. Wer einen Tagesordnungspunkt auf die Tagesordnung setzen will, muss die Einladungsfrist für diesen bestimmten Tagesordnungspunkt einhalten.

Die Einladungsfrist ist eine Mindestfrist. Die Satzung kann diese Frist verlängern, aber nicht verkürzen. Fest steht, dass es sich um Kalendertage handelt, m. a. W. sowohl Feiertage als auch Samstage und Sonntage. Wenn der letzte Tag ein Feiertag ist, werden die Fristen nicht automatisch bis zum nächsten Werktag verlängert. Die Satzung kann davon allerdings abweichen.

Konsequenzen der Nichteinhaltung der Einladungsformalitäten

Das Handelsgericht kann auf Antrag jedes Interessierten einen Beschluss der Hauptversammlung für ungültig erklären. Ein Grund für die Nichtigkeit kann die Nichteinhaltung der Einladungsformalitäten sein. Aber diese Nichtigkeit wird nur ausgesprochen, wenn die Person, in dessen Nachteil der Beschluss gefasst wurde, nachweist, dass sie auf die Beschlussfassung Einfluss hätte nehmen können, wenn die Formalitäten korrekt eingehalten worden wären. Außerdem wird der Kläger nachweisen müssen, dass er durch den Beschluss benachteiligt worden ist, und er darf die Unregelmäßigkeit nicht geduldet haben. Dies bedeutet, dass ein Aktionär, der auf der Hauptversammlung anwesend oder vertreten war und die Unregelmäßigkeit nicht zur Sprache gebracht hat, danach die Nichtigkeit nicht mehr in Anspruch nehmen kann.

Diese Nichtigkeit tritt also nicht von Rechts wegen ein, sondern muss immer vom Handelsgericht ausgesprochen werden. Die Klage auf Nichtigerklärung oder Aussetzung muss innerhalb einer absoluten Frist von sechs Monaten erhoben werden. Wenn länger als sechs Monate gewartet wird, ist der Beschluss der Hauptversammlung endgültig.