Müssen Sie bei bezahltem Bildungsurlaub Essenschecks ausgeben?

Ein Arbeitnehmer, der im Rahmen des bezahlten Bildungsurlaubs eine Fortbildung absolviert, hat seit Januar 2011 Anspruch auf Essenschecks. Das belgische Landesamt für Soziale Sicherheit (LSS) schreibt in seinen Zwischenberichten des ersten Quartals 2011, dass für die Tage der effektiv absolvierten Ausbildung, die mit den normalen Arbeitsstunden zusammenfallen, ein Essenscheck ausgegeben werden muss. Was bedeutet dies konkret?

Bezahlter Bildungsurlaub

Arbeitnehmer in der Privatwirtschaft, die eine Ausbildung absolvieren wollen, können dazu Bildungsurlaub beantragen. Dieses System gibt Ihnen Recht auf normal bezahlten Urlaub während einer Ausbildung, die sie während oder außerhalb der Arbeitszeit besuchen.
Das Gesetz schreibt vor, dass „die Zeiten, in welchen der Arbeitnehmer aufgrund der Bestimmungen des bezahlten Bildungsurlaubs abwesend ist, bei der Anwendung der Sozialgesetzgebung mit den tatsächlichen Arbeitszeiten gleichgestellt werden“. Trotzdem war das Landesamt für Soziale Sicherheit (LSS) der Ansicht, dass für einen Tag bezahlten Bildungsurlaub kein Essenscheck auszugeben war. Aber im Jahr 2010 änderte das LSS seinen Standpunkt. Nach Einwänden des Verbands Belgischer Unternehmen wurde diese Entscheidung zurückgezogen und am 14. April 2011 ein neuer Standpunkt veröffentlicht: „Wenn ein Arbeitnehmer eine Fortbildung im Rahmen des bezahlten Bildungsurlaubs besucht und diese Fortbildung mit seinen normalen Arbeitszeiten zusammenfällt, ist für die Tage der effektiv besuchten Fortbildung, die mit diesen normalen Arbeitszeiten zusammenfallen, ein Essenscheck auszugeben.“ Dieser Standpunkt gilt ohne Rückwirkung ab dem ersten Quartal 2011.

Folgen

Wenn Sie Essenschecks ausgeben und ihre Arbeitnehmer bezahlten Bildungsurlaub nehmen, ist es wichtig, dass Sie aufgrund einer Bescheinigung oder einer eidesstattlichen Erklärung wissen, ob Ihr Arbeitnehmer tatsächlich bei der Ausbildung anwesend gewesen ist.

Nimmt Ihr Arbeitnehmer bezahlten Bildungsurlaub, um effektiv eine Fortbildung zu besuchen, wobei diese Fortbildung teilweise oder ganz mit den normalen Arbeitszeiten zusammenfällt, dann müssen Sie einen Essenscheck ausgeben.
Für die Tage, an denen Ihr Arbeitnehmer bezahlten Bildungsurlaub nimmt, um sich tatsächlich oder aktiv mit seiner Ausbildung zu beschäftigen, ist ein Essenscheck auszugeben. Aber für die Tage, an denen Ihr Arbeitnehmer bezahlten Bildungsurlaub nimmt, um zum Beispiel zu Hause zu lernen oder zu studieren, brauchen Sie keinen Essenscheck auszugeben.
Sie brauchen auch keinen Essenscheck auszugeben, wenn die vom Arbeitnehmer im Rahmen des bezahlten Bildungsurlaubs effektiv besuchte Fortbildung beispielsweise abends stattfinden (also außerhalb der normalen Arbeitszeiten).
Wenn Ihr Arbeitnehmer einen Tag Urlaub oder einen Tag unbezahlten Urlaub nimmt, ist kein Essenscheck auszugeben, sogar dann, wenn er an diesem Tag eine Fortbildung während der Zeit besucht, die mit seiner normalen Arbeitszeit zusammenfällt.
Arbeitet Ihr Arbeitnehmer einen Teil des Arbeitstags und besucht er an einem anderen Teil des Tages eine Ausbildung, ist ein Essenscheck auszugeben.

Sanktion

Essenschecks sind von Sozialbeiträgen und Einkommenssteuer befreit, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Anderenfalls werden sie als Lohn betrachtet und es müssen eventuell Sozialversicherungsbeiträge auf den Arbeitgeberbeitrag des Essenschecks bezahlt werden. Wer sich also nicht nach der Anweisung des LSS richtet und einen Essenscheque zu wenig ausgibt (für einen Tag Bildungsurlaub, der mit einem normalen Arbeitstag des Arbeitnehmers zusammenfällt, der an diesem Tag auch effektiv eine Ausbildung besucht hat), müsste auf den Arbeitgeberbeitrag am Essenscheck Sozialbeiträge zahlen. Auch wenn Sie einen Essenscheck zu viel bezahlen (z. B. für einen Tag Bildungsurlaub, an welchem der Arbeitnehmer keine Ausbildung besucht hat), müsste auf dem Arbeitgeberbeitrag des Essenschecks Sozialbeitrage gezahlt werden.

Steuerlich

Das Finanzamt hat sich dazu noch nicht geäußert. Erwartet wird, dass es einen ähnlichen Standpunkt einnehmen wird.