Pauschale Vergütung für langfristige Dienstreisen im Ausland

Arbeitgeber können schon seit längerem ihren Mitarbeitern, die zu einer Dienstreise ins Ausland fahren, eine Tagespauschale zahlen. Mit diesem Betrag werden kleinere Ausgaben des Mitarbeiters im Ausland erstattet (u. a. Mahlzeiten, Taxifahrten). Der Mitarbeiter wird darauf nicht besteuert, aber der Arbeitgeber kann die Kosten absetzen. Bis vor kurzem war dies nur für kurze Dienstreisen von bis zu 30 Tagen möglich. Ab 10. Oktober 2013 fallen auch längere Dienstreisen bis zu 24 Monaten darunter.

Eine Vergütung für kleinere Ausgaben vor Ort

Ein Arbeitgeber kann Arbeitnehmern, die aus beruflichen Gründen ins Ausland reisen müssen, eine Pauschale bezahlen. Diese Vergütung wird als eine Erstattung von Aufwendungen des Arbeitgebers betrachtet. Das heißt, dass der Arbeitgeber sie ZWAR als Werbungskosten absetzen kann, dass sie beim Arbeitnehmer aber NICHT als Berufseinkommen besteuert werden.
Diese Pauschale dient zur Deckung von kleineren Ausgaben des Arbeitnehmers.

Damit sind gemeint:
• Verpflegungskosten;
• örtliche Beförderungskosten (z. B. Taxifahrten, öffentlicher Nahverkehr);
• Trinkgelder.

Nicht unter die Pauschale fallen:
• Reisekosten und Fahrkosten;
• Übernachtungskosten.

Eine pauschale Rückerstattung kann nicht mit einer Rückerstattung auf der Grundlage von Belegen (Rechnungen, Kassenzettel) kombiniert werden.

Eine 'pauschale' Vergütung

Der Arbeitgeber kann zwischen einer allgemeinen Pauschale in Höhe von 37,18 EUR pro Tag oder einer besonderen Pauschale wählen, die sich nach dem Land unterscheidet, in das die Auslandsreise führt (der FÖD Finanzen verfügt über eine Liste mit Pauschalbeträgen pro Bestimmungsland).
Für den Tag der Anreise und der Rückkehr darf nur die Hälfte der Pauschale gewährt werden.
Wenn der Arbeitgeber auch die Aufenthaltskosten erstattet und darin eine oder mehrere Mahlzeiten enthalten sind, muss die pauschale Aufenthaltsvergütung verringert werden um

15 % (der pauschalen Vergütung) für das Frühstück;

35 % (der pauschalen Vergütung) für ein Mittagessen;

45 % (der pauschalen Vergütung) für ein Abendessen;

5 % (der pauschalen Vergütung) für die kleineren Ausgaben.

Jetzt auch für Reisen bis zu 24 Monaten

Früher war solch eine Vergütung nur bei kurzen Auslandsreisen von bis zu 30 Tagen möglich. Jetzt darf solch eine Vergütung auch bei längeren Reisen bis zu 24 Monaten (für ein- und denselben Auftrag) bezahlt werden. Ein längerer Aufenthalt ist ein Aufenthalt von mehr als 30 Tagen und weniger als 24 Monaten.
Wenn der Arbeitnehmer sich endgültig im Ausland niederlässt, darf die Pauschale nicht mehr gewährt werden.

Beispiel

Karl muss für seinen Arbeitgeber vom 11. Januar bis zum 7. März 2014 zu einem wichtigen Projekt nach Paris fahren. Die zulässige Tagespauschale für Frankreich beträgt 57,00 EUR.
Die folgende Vergütung kann ihm steuerfrei gezahlt werden

Für den 11. Januar (Anreisetag zählt zur Hälfte): 57/2 = 28,50 EUR

Für den 12. Januar bis zum 6. März (54 Tage): 57 × 54 = 3.078,00 EUR

Für den 7. März (Tag der Rückreise zählt zur Hälfte): 57/2 = 28,50 EUR

Summe: 28,50 + 3.078,00 + 28,50 = 3.135,00 EUR

Angenommen, Karl wird seine Hotelübernachtung mit Frühstück erstattet. In diesem Fall muss die Pauschale um 15 % gesenkt werden. Die Verminderung für das Frühstück braucht für den Tag der Anreise und der Rückkehr nicht angewandt werden, da diese sowieso schon auf die Hälfte beschränkt werden. Dadurch ergibt sich die folgende Berechnung

Für den 11. Januar: 57/2 = 28,50 EUR (Anreisetag)

Für den 12. Januar bis zum 6. März: 48,45 × 54 = 2.616,30 EUR (57 EUR minus 15 % = 48,45 EUR)

Für den 7. März (Tag der Rückreise zählt zur Hälfte): 57/2 = 28,50

Summe: 28,50 + 2.616,30 + 28,50 = 2.673,30 EUR