Hinterlegung des Jahresabschlusses von großen Stiftungen und internationalen Vereinigungen
Sind Sie Vorstandsmitglied einer gemeinnützigen Stiftung oder einer internationalen Vereinigung ohne Gewinnerzielungsabsicht? Große gemeinnützige Stiftungen müssen ab dem 1. September 2013 ihren Jahresabschluss nicht mehr bei der Geschäftsstelle des Handelsgerichts, sondern bei der Belgischen Nationalbank hinterlegen. Auch große internationale Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht müssen ab jetzt einen Jahresabschluss bei der Belgischen Nationalbank hinterlegen.
Gemeinnützige Stiftungen
Die Gründung einer Stiftung beruht auf dem Willen von ein oder mehr natürlichen oder juristischen Personen, ein Vermögen für die Verwirklichung eines bestimmten uneigennützigen Zwecks zu verwenden. Es bestehen zwei Typen von Stiftungen: die Privatstiftungen und die gemeinnützigen Stiftungen. Für gemeinnützige Stiftungen gelten ab jetzt die Regeln der Privatstiftungen. Das bedeutet, dass ihre Vorstände den Jahresabschluss innerhalb von 30 Tagen nach der Genehmigung bei der Belgischen Nationalbank (BNB) hinterlegen müssen.
Internationale Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht
Die internationale Vereinigung ohne Gewinnerzielungsabsicht (IVoG) ist in der Praxis ein gemeinnütziger Verein mit einigen besonderen Merkmalen. Die IVoG verfolgt einen nichtgewinnbringenden Zweck von internationalem Nutzen und ihre Mitgliedschaft muss Belgiern und Ausländern zugänglich sein. Die Verwaltungsratsmitglieder einer IVoG müssen den Jahresabschluss ihrer Vereinigung bei der Nationalbank hinterlegen. Sie müssen dies innerhalb von 30 Tagen nach dessen Genehmigung durch das allgemeine Leitungsorgan tun. Der Verwaltungsrat ist schließlich nicht immer das leitende Gremium einer IVoG. Zusammen mit dem Jahresabschluss hinterlegen die Verwalter ein Schriftstück mit ihren Namen und Vornamen. Wenn ein oder mehrere Aufsichtsratsmitglieder bestellt wurden, enthält das Dossier auch eine Liste mit den Namen und Vornamen der Aufsichtsratsmitglieder und ein Exemplar des Berichts des Aufsichtsrats.
Kleine Vereinigungen und Stiftungen
Für kleine Vereinigungen und Stiftungen ändert sich vorläufig nichts. Sie dürfen eine vereinfachte Buchhaltung führen und brauchen ihren Jahresabschluss nicht bei der Nationalbank zu hinterlegen, sondern reichen ihn bei der Geschäftsstelle des Handelsgerichts ein. Die belgischen Behörden sind schließlich der Ansicht, dass kleine und mittelgroße Vereinigungen ihre Unterlagen am besten elektronisch über eKanzlei einreichen können. Diese werden dann auf den Servern des Belgischen Staatsblatts gespeichert.
Eine VoG, iVoG oder Stiftung werden als „klein“ betrachtet, solange sie nicht mindestens zwei der folgenden Schwellwerte überschreiten: Einnahmen, außer den außerordentlichen und Mehrwertsteuereinnahmen in Höhe von nicht mehr als 312.500 EUR (statt 250.000 EUR), eine Bilanzsumme von höchstens 1.249.500 EUR (statt 1.000.000 EUR) und ein Jahresdurchschnitt von fünf ganztags beschäftigten Mitarbeitern.
Eine VoG, iVoG oder Stiftung, die mindestens zwei der obenerwähnten Grenzwerte überschreiten, wird als „groß“ betrachtet. Eine große VoG, iVoG oder Stiftung muss eine (vollständige) Buchhaltung führen und einen Jahresabschluss erstellen, sei es nach einem verkürzten Kontenplan.
Elektronisches Register von akzeptierten Jahresabschlüssen
Die Bilanzzentrale der BNB, welche die Hinterlegung des Jahresabschlusses und der dazugehörigen Unterlagen akzeptiert, speichert diese Hinterlegung im elektronischen Register akzeptierter (konsolidierter) Jahresabschlüsse. Innerhalb von 11 Werktagen nach der Akzeptierung der Hinterlegung versendet sie die Mitteilung über diese Hinterlegung:
über die Zentrale Unternehmensdatenbank (ZUD), an die Geschäftsstelle des Handelsgerichts, in dem das Dossier der Vereinigung oder Stiftung geführt wird, und
an die Vereinigung oder die Stiftung, welche den Jahresabschluss und die dazugehörigen Unterlagen hinterlegt hat.
Die Bilanzzentrale stellt auf Wunsch eine Kopie aller Jahresabschlüsse und der dazugehörigen Unterlagen, die bei ihr hinterlegt wurden, auf CD-ROM zur Verfügung.