Gründung eines Unternehmens: auf Papier oder elektronisch?
Ein wichtiger Schritt bei der Gründung einer Gesellschaft ist das Aufsetzen eines Gesellschaftsvertrags. Dieser muss bei der Geschäftsstelle des Handelsgerichts niedergelegt und im Belgischen Staatsblatt veröffentlicht werden. Ab 1. August 2013 gelten neue Gebührensätze für die Bekanntmachung der Urkunden und Dokumente von Handelsgesellschaften im Belgischen Staatsblatt.
Aufsetzen des Gesellschaftsvertrags
Der Gesellschaftsvertrag enthält die Satzung der Gesellschaft mit allen ihren Merkmalen wie Name, Sitz, Stammkapital und Gegenstand der Gesellschaft. Der Gesellschaftsvertrag bildet den Basistext bei der Gründung einer neuen Gesellschaft.
Es hängt von der Gesellschaftsform ab, ob der Vertrag als authentische Gründungsurkunde (notariell beurkundete Akte) oder als privatschriftliche Urkunde aufgesetzt wird. Wer sich für eine der am häufigsten vorkommenden Rechtsformen (Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Genossenschaft mit beschränkter Haftung (Gen.mbH)) entscheidet, muss zum Verfassen des Gesellschaftsvertrags einen Notar hinzuziehen. Bei den anderen Gesellschaftsformen reicht eine privatschriftliche Gründungsurkunde aus. Dabei handelt es sich um einen schriftlichen Vertrag, der von den Parteien selbst oder Dritten aufgesetzt wird.
Registrieren, niederlegen und veröffentlichen
Anschließend muss der Gesellschaftsvertrag bei einem Registerbüro des FÖD Finanzen - Verwaltung für Kataster, Registrierung und Domänen eingetragen werden. Notariell beurkundete Gesellschaftsverträge müssen innerhalb von 15 Tagen vom Notar und privatschriftliche Urkunden innerhalb von 4 Monaten von den Gesellschaftern registriert werden.
Danach muss ein Auszug aus der Gründungsurkunde veröffentlicht werden. Die Gesellschaft erhält ihre Rechtsfähigkeit ab dem Tag, an dem die zu veröffentlichenden Auszüge aus dem Gesellschaftsvertrag hinterlegt worden sind. Der Gesellschaftsvertrag muss bei der Geschäftsstelle des Handelsgerichts im Rechtsgebiet des Gesellschaftssitzes Ihrer Gesellschaft hinterlegt werden.
Die Bekanntmachung der Gesellschaftsverträge ist sehr wichtig. Der Gesellschaftsvertrag kann Dritten erst ab dem Tag der Veröffentlichung entgegengehalten werden, es sei denn, dass die Gesellschaft nachweist, dass diese Dritten den Vertrag schon vorher kannten. Ab dem Tag der Registrierung kann niemand die Existenz der Gesellschaft bestreiten. Ab dann erhält die Gesellschaft auch eine Unternehmensnummer von der Zentralen Unternehmensdatenbank (ZUD).
Gebühren für die Veröffentlichung
Die Justizministerin Annemie Turtelboom hat die Tarife für die Veröffentlichung der Urkunden und Dokumente von Handelsgesellschaften und bürgerlichen Gesellschaften, welche die Rechtsform einer Handelsgesellschaft angenommen haben, im Belgischen Staatsblatt geändert. Künftig werden die Veröffentlichungsgebühren für die Urkunden und Dokumente übrigens jährlich am 1. März (statt bisher am 1. Januar) an den Verbraucherpreisindex des Monats Oktobers des Vorjahres angepasst. Ausgegangen wird von der Indexzahl des Monats Dezember 2012 (statt Oktober 2002). Von jetzt an werden die geänderten Beträge spätestens am 15. Februar (statt am 15. Dezember) jedes Jahres im Belgischen Staatsblatt bekanntgegeben.
Die Tarife für die elektronische Gründung von Unternehmen und Vereinen werden ab dem 1. August 2013 gesenkt und betragen nun 210 Euro. Die Gründung auf Papier kostet jetzt 260 Euro inkl. 21 % MwSt. (statt bisher 243,94 Euro).
Die elektronische Einreichung der Gründungsurkunde einer AG oder einer GmbH ist schon seit ein paar Jahren über das sogenannte „E-Depot“ möglich. Das E-Depot hat den Startzeitraum für neue Unternehmensgründer von 50 Tagen auf 3 Tage verkürzt. Das liegt daran, dass die Daten zwischen den Behörden und den Notariaten elektronisch ausgetauscht werden.
NB. Die elektronische Gründung einer Vereinigung ohne Gewinnerzielungsabsicht (VoG) auf eKanzlei (www.e-griffie.be) kostet künftig 130 Euro (180 Euro inkl. 21 % MwSt. für eine Gründung auf Papier). Auf eKanzlei ist es lediglich möglich, die Gründungsurkunde einer Vereinigung einzureichen. Andere Dokumente können dort (vorläufig) nicht hochgeladen werden. Auch für andere Rechtsformen ist dies momentan noch nicht möglich. Ein königlicher Erlass vom 17. März 2013 sollte dies zwar ermöglichen, aber diese Dienstleistungen sind noch nicht einsatzbereit.
Auch für Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigungen (EWIV), Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht (VoG), internationale Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht (iVoG), Stiftungen und Organisationen zur Finanzierung von Pensionen (OFG) gelten ab dem 1. August 2013 die neuen Tarife (Ministererlass vom 11. Juli 2013, Belgisches Staatsblatt vom 22. Juli 2013).