Hilfe, der Steuerprüfer kommt!
Was müssen Sie tun, wenn der Steuerprüfer plötzlich vor der Tür steht. Zunächst einmal nicht in Panik geraten. Es ist wahr, dass der Prüfer weitreichende Befugnisse hat. Aber Sie als Steuerpflichtiger haben nicht nur Pflichten, sondern auch Rechte. Und das Finanzamt muss diese respektieren. Wir listen auf, was der Steuerprüfer tun und nicht tun darf und was Sie tun müssen.
Was Sie tun müssen
Ihre Papiere aufbewahren
Sie müssen alle Ihre Papiere bis zum Ende des siebten Jahres aufbewahren, das auf den Steuerzeitraum folgt, auf den sich der jeweilige Beleg bezieht. (Wenn Sie z. B. am 17. Januar 2013 eine Rechnung ausgestellt haben, bezieht sich diese Rechnung auf das Steuerjahr 2013 und muss bis zum 31. Dezember 2020 aufbewahrt werden).
Sie müssen die Unterlagen in Ihrem Büro, Ihrer Filiale, Ihren Geschäfts- oder Ihren Privaträumen aufbewahren. Sie dürfen sie also im Prinzip nicht von Ihrem Buchhalter oder Steuerberater aufbewahren lassen. Die Verwaltung ist allerdings nicht sehr streng, sondern eher pragmatisch.
Sie müssen alle Unterlagen, die notwendig sind, um den Betrag Ihrer steuerpflichtigen Einkünfte zu bestimmen, aufbewahren und dem Steuerprüfer vorlegen, wenn er es verlangt. Das heißt, dass rein private Papiere und Unterlagen, die Betriebsgeheimnisse enthalten, nicht unter diese Verpflichtung fallen.
Den Prüfer in Ihren Betrieb hineinlassen
Einen zuständigen Beamten, der seinen Einstellungsbescheid dabei hat, müssen Sie eintreten lassen. Wenn das nicht der Fall ist, sind Sie nicht verpflichtet, dem Beamten Zutritt zu gewähren. Sie können ihm auch formal Ihr Einverständnis geben.
Ihre Kontoauszüge dem Prüfer zeigen
Dies gilt für geschäftliche Kontoauszüge, aber zum Teil auch für Auszüge Ihrer Privatkonten, insofern es sich dabei um Bankkonten im Ausland und um belgische Privatkonten handelt, die Sie gelegentlich auch für berufliche Zwecke verwenden, oder wenn Überweisungen zwischen Ihrem Geschäftskonto und Ihrem privaten Konto erfolgen. Die Bankkonten eines vollständig getrennten Privatkontos brauchen Sie nicht zu zeigen.
Auf Fragen der Verwaltung antworten
Der Veranlagungsbeamte hat den Auftrag, eine korrekte und vollständige Schätzung durchzuführen. Manchmal verfügt er jedoch nicht über alle notwendigen Angaben. In diesem Fall werden Sie eine Auskunftsanfrage erhalten. Sie sind verpflichtet, darauf zu antworten: Sie haben dazu ab dem dritten Tag, der auf den Versand folgt, einen Monat Zeit.
Natürlich darf der Beamte nur „steuerliche“ Fragen stellen, die relevant sind, um Ihre steuerliche Situation festzustellen.
Wenn Sie als Arzt oder Anwalt der Schweigepflicht unterliegen, können Sie diese unter bestimmten Umständen in Anspruch nehmen.
Was darf der Steuerprüfer nicht tun?
Verlangen, Ihre Unterlagen in sein Büro zu bringen
Der Beamte darf Ihre Bücher und Papiere einsehen, muss das aber vor Ort tun. Nicht die Bücher oder der Steuerpflichtige müssen sich bewegen, sondern der Beamte.
Bücher/Belege/Unterlagen mitnehmen
Das heißt, er darf nicht von Ihnen verlangen, ihm die Unterlagen mitzugeben. Eine Kontrolle kann allerdings sehr kompliziert sein und dadurch viel Zeit fordern. Deshalb ist es mitunter für beide Seiten besser, dem Prüfer die Zustimmung zu geben, die Bücher und Belege mitzunehmen und in seinem Büro zu prüfen. Der Prüfer kann dort die Prüfung in Ruhe vornehmen, während Sie bei Ihrer täglichen Arbeit nicht von einem Fremden in Ihrem Betrieb gestört werden.
Mitten in der Nacht vor der Tür stehen
Der Prüfer kann ab fünf Uhr morgens bis neun Uhr abends um Zutritt zu Ihrer Wohnung bitten. Für die Betriebsgebäude gelten andere Regeln: Der Prüfer hat Zutritt während der Zeiten, in denen Sie dort Ihre Geschäftstätigkeit ausüben. Das bedeutet u. a., dass keine Ermittlungen erfolgen können, während Ihr Geschäft geschlossen ist.
Ihre Praxis betreten, während Sie einen Kunden empfangen
Insbesondere für Freiberufler (Arzt, Anwalt, Buchhalter ...) gilt, dass die Beamten kein Recht auf Zutritt zu Ihren Geschäftsräumen haben, während Sie Ihren Beruf in Anwesenheit Ihrer Kunden oder Patienten ausüben.
Was darf der Steuerprüfer?
Ihre Computerdateien einsehen
Wenn Sie Ihre Buchhaltung per Computer führen, darf der Steuerprüfer in Ihren Computer sehen. Sie müssen dem Prüfer alle relevanten Daten, die auf den Datenträgern gespeichert sind (Festplatte, CD-ROM, USB-Stick), in einer lesbaren und verständlichen Form vorlegen. Der Steuerprüfer muss die Zuverlässigkeit des gesamten Systems checken können.
Der Prüfer kann Sie verpflichten, bestimmte Daten, die auf dem Computer gespeichert sind, für ihn zu kopieren.
Ohne Termin vorbeikommen
Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, die den Prüfer verpflichtet, seinen Besuch im Voraus anzumelden. Es ist natürlich für beide Seiten praktischer, wenn Sie über seinen Besuch informiert sind. Deshalb fordert eine interne Anweisung der Verwaltung die Beamten auf, Sie rechtzeitig zu informieren. Nur wenn die Art der Prüfung verlangt, dass sie unerwartet geschieht, (weil die Verwaltung erwartet, dass der Steuerpflichtige Unterlagen verschwinden lässt,) wird der Steuerpflichtige nicht im Voraus benachrichtigt.
Schränke und Schubladen öffnen
Der Steuerprüfer darf während seines Ortsbesuchs selbst Schränke und Schubladen öffnen, um nachzusehen, ob darin relevante Unterlegen aufbewahrt werden.
Ihre Privatwohnung betreten
Der Prüfer hat das Recht nicht nur Ihre Geschäftsräume, sondern (mitunter) auch Ihre Privatwohnung zu betreten. Das ist natürlich eine drastische Ermittlungsmaßnahme und ist deshalb nicht ohne weiteres erlaubt: Der Prüfer muss vorab über eine Genehmigung des Gerichts und seines Vorgesetzten verfügen.
Ihr Personal befragen
Der Prüfer kann bei Dritten Informationen einholen, um zu einer korrekten Steuererhebung zu kommen. Darunter fällt auch Ihr Personal.
Bankdaten bei Ihrer Bank anfordern
Früher konnte sich Ihre Bank ziemlich einfach auf das Bankgeheimnis berufen und sich weigern, dem Finanzamt Informationen zu erteilen. Das Bankgeheimnis ist allerdings gelockert worden. Das Finanzamt kann nun bei Ihrer Bank einige hilfreiche Auskünfte anfordern. Das ist möglich, wenn es Hinweise auf eine Steuerhinterziehung gibt, wenn die Verwaltung eine Schätzung auf der Grundlage von Anzeichen und Indizien plant oder wenn ein Amtshilfeersuchen einer ausländischen Finanzbehörde vorliegt.