Buchführung von Miteigentümervereinigungen: genormtes Kontensystem ist ab 1. Januar 2013 Pflicht

Das neue Miteigentum oder Apartmentgesetz stammt bereits vom 2. Juni 2010 und ist seit dem 1. September 2010 in Kraft. Erst am 12. Juli 2012 erschien der Königliche Erlass, der die Mindestanforderungen an ein genormtes Kontensystem für Miteigentümervereinigungen festlegt. Dieses Kontensystem muss ab dem ersten Tag des Geschäftsjahres angewandt werden, das am 1. Januar 2013 oder später beginnt. Die Kommission für Buchführungsnormen verdeutlicht in einer Empfehlung und in einer Broschüre die Anwendung bestimmter Konten anhand praktischer Beispiele.

Genormter Mindestkontenplan

Der Umfang der Miteigentümervereinigung und folglich die Größe der Finanzströme, die diese Vereinigung mit sich bringt, bestimmt die Art der anzuwendenden Buchführung. Die Buchhaltung eines Miteigentums, das zwanzig oder mehr Parzellen umfasst (Keller, Garagen und Parkplätze nicht mitgezählt), muss unter Anwendung eines genormten Mindestkontensystems geführt werden. Mit diesem Kontensystem, das in der Beilage zum Königlichen Erlass vom 12. Juli 2012 aufgeführt ist, kann das Einzelkonto jedes Miteigentümers jederzeit eingesehen werden.
Miteigentümer, deren Miteigentum weniger als zwanzig Parzellen umfasst (ohne Keller, Garagen und Parkplätze), dürfen eine vereinfachte Buchhaltung anwenden.

Prinzip der doppelten Buchführung

Bei der Buchführung der Miteigentümervereinigungen müssen die üblichen Regeln der doppelten Buchführung eingehalten werden. Das Prinzip der doppelten Buchführung beinhaltet, dass der Syndikus zu jeder Buchung einen mit Datum und Unterschrift versehenen Beleg haben muss. Die Belege, die nur von interner Bedeutung sind, werden drei Jahre aufbewahrt. Die Belege, die als Beweismittel gegenüber Dritten verwendet werden, müssen sieben Jahre aufbewahrt werden. Auch die Vereinsbücher müssen mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am ersten Januar des Jahres, das auf den Abschluss folgt.
Alle Verrichtungen werden in ein einheitliches Journal oder in ein Hilfstagebuch eingetragen, die eventuell in besondere Hilfsjournale unterteilt sind.

Das neue buchhalterische Kontensystem beruht auf dem Kontenplan der Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht (VoG). Alle Vorschriften für die allgemeine Buchführung gelten auch für die Buchführung einer Miteigentümervereinigung. Die Konten des Kontensystems werden in verschiedene Klassen eingeteilt. Bei dieser Unterteilung wurde so wenig wie möglich von den Klassen abgewichen, die für Unternehmen oder VoG gelten, sondern sie wurden nur dort, wo es sich als notwendig erwies, auf den speziellen Charakter der Miteigentümervereinigung abgestimmt. Einige Kontenrubriken sind sehr umfangreich. Im Kontenplan wurde die Kontonummernstruktur auf 5 Ziffern erweitert, aber Syndizi können das System noch weiter ausbauen. Im Vergleich zum Kontenplan, der von Unternehmen verwendet wird, sind kein eigenes Vermögen und keine Vorräte der Klasse 3 vorgesehen. Der Kontenplan enthält allerdings einige Posten, die für das Miteigentum typisch sind, wie die Aufwendungen für Feuerlöschgeräte, Blitzableiter, die Pflege der Treppen, die Inspektion der Fahrstühle, die Wartung der Terrasse, die Hausmüllentsorgung oder Inspektionen. Aber nicht alle Posten sind für jedes Miteigentum relevant. Deshalb dürfen Konten, die nicht zweckmäßig sind, weggelassen werden.

Inventar

Bei Abschluss des Geschäftsjahrs muss jede Miteigentümervereinigung ein Inventar (Bilanz) von allen ihren Besitztümern, Forderungen, Verbindlichkeiten und Verpflichtungen und eigenen Mitteln aufstellen. Das muss mindestens einmal jährlich geschehen. Der Syndikus muss den Miteigentümern auch eine Aufteilung der Kosten und Erträge übergeben. Jeder Miteigentümer kann vom Syndikus verlangen, ihm den Kontenplan vorzulegen, der in seiner Miteigentümervereinigung verwendet wird.
Angenehm zu wissen: die Unternehmensnummer der Miteigentümervereinigung braucht nicht bei der Belgischen Nationalbank hinterlegt zu werden.

Kommission für Buchführungsnormen

Die Kommission für Buchführungsnormen hat eine Empfehlung und eine Broschüre mit Buchungsbeispielen für den genormten Mindestkontenplan der Miteigentümervereinigung veröffentlicht: Anforderung von Anzahlungen aus dem Betriebs- und Reservekapital, Heizöllieferung, zusätzliche Anforderung von Betriebskapital, Anschaffung eines Staubsaugers, Übertragung von Betriebs- und Reservekapital zum Ende des Geschäftsjahres 20N0, Eröffnung des neuen Geschäftsjahres 20N1, Wartung des Fahrstuhls, Anschaffung eines Rasenmähers, Eingang von Zinsen, Abschreibung eines Rasenmähers, Übertragung von Betriebs- und Reservekapital zum Ende des Geschäftsjahres 20N1.

Nähere Auskünfte: siehe Website KBN (http://www.cnc-cbn.be) => die Empfehlung und das Bulletin stehen in Niederländisch und Französisch zur Verfügung: Empfehlung 2012/14 - Ausgearbeitetes Beispiel zum genormten Mindestkontenplan für Miteigentümervereinigungen nach dem Königlichen Erlass vom 12. Juli 2012 und Bulletin 63 KBN - Neuer Buchführungsplan für Miteigentümervereinigungen.