Aufstellung und Einreichung des Jahresabschlusses

Das Geschäftsjahr der meisten Unternehmen fällt mit dem Kalenderjahr zusammen. Deshalb werden momentan sehr viele Jahresabschlüsse aufgestellt und für die Einreichung bei der Bilanzzentrale der Nationalen Bank (NBB) vorbereitet. Neuigkeiten gibt er dieses Jahr nicht, aber wie in jedem Jahr müssen einige Punkte besonders beachtet werden.

Genehmigungsdatum

Es gehört zu den jährlichen Aufgaben der Vorstandsmitglieder oder der Geschäftsführer, ein Inventar und einen Jahresabschluss zu erstellen. In der Praxis wird dieses meistens vom Rechnungsprüfer oder vom Buchhalter erledigt.
Als allgemeine Regel gilt, dass der Jahresabschluss spätestens innerhalb von sechs Monaten nach dem Abschlussdatum des Geschäftsjahres der Hauptversammlung zur Genehmigung vorgelegt werden muss. Innerhalb der dreißig Tage nach der Genehmigung der Hauptversammlung und spätestens sieben Monate nach dem Abschlussdatum des Geschäftsjahres muss der Jahresabschluss bei der Bilanzzentrale der Belgische Nationalbank (BNB) eingereicht werden.
Vergessen Sie nicht, das Datum der Genehmigung des Jahresabschlusses im Jahresabschluss anzugeben. Die Bilanzzentrale kann die Einreichung des Jahresabschlusses ablehnen, wenn dieses Datum fehlt. Nicht genehmigte Jahresabschlüsse können also nicht eingereicht werden, auch wenn sie anführen sollten, dass es sich um einen nicht genehmigten Jahresanschluss handelt.
Auch Gesellschaften in Liquidierung müssen jährlich einen Jahresabschluss aufstellen, diesen der Hauptversammlung vorlegen und ihn innerhalb von dreißig Tagen nach dem Datum der Versammlung einreichen. Die Hauptversammlung braucht sich allerdings nicht über den Jahresabschluss zu beraten. Auf der ersten Seite des Jahresabschlusses wird der Name des Unternehmens um den Vermerk „in Liquidation“ ergänzt.

Anschrift

Die Gesellschaft muss die Anschrift ihres Gesellschaftssitzes genau angeben. Hat sich die Anschrift zwischen dem Abschlussdatum des Jahresabschlusses und dessen Genehmigung durch die Hauptversammlung geändert, muss die Anschrift, die zum Zeitpunkt der Hauptversammlung gilt, angegeben werden.

Form

Die Einreichung des Jahresabschlusses über das Internet ist als pdf-Datei oder aber als eine strukturierte Datei (xbrl-Datei) möglich. Seit dem 21. Juni 2010 können Sie den Jahresabschluss nicht mehr in Papierform einreichen. Wenn Sie den Jahresabschluss trotzdem nicht online einreichen können, können Sie diesen in Papierform nur noch an die Anschrift des Hauptsitzes der Bilanzzentrale in Brüssel senden: Belgische Nationalbank, Hinterlegung von Jahresabschlüssen, de Berlaimontlaan 14 in 1000 Brüssel, oder in einer der Filialen der BNB in einen dazu bestimmten Briefkasten mit der Aufschrift „Bilanzzentrale - Hinterlegung von Jahresabschlüssen“ einwerfen.

Währung

Im Prinzip wird der Jahresabschluss in Euro aufgestellt. Es gibt nur eine einzige Ausnahme: Das Buchhaltungsgesetz sieht die Möglichkeit vor, eine Abweichung zu beantragen (z. B. für Unternehmen, die ihre Betriebstätigkeit vollständig im Ausland ausüben). Nähere Auskünfte über die Antragsbedingungen und die Bedeutung der funktionalen Währung finden Sie in der Empfehlung 117-3 vom 26. November 2008 der Kommission für Buchhaltungsnormen. Die funktionale Währung ist die Währung in der wichtigsten wirtschaftlichen Umgebung, in der die Gesellschaft tätig ist.
Der normale Jahresabschluss kann, neben der Veröffentlichung in Euro, auch in der Währung eines Mitgliedsstaates der Organisation für Wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) veröffentlicht werden, indem der Umrechnungskurs am Bilanztag angewendet wird.

Sprache

Der Jahresabschluss und alle Schriftstücke, die Sie zusammen mit dem Jahresabschluss einreichen müssen, müssen in ein und derselben Sprache verfasst und veröffentlicht werden, nämlich in der Amtssprache der Region, in welcher sich der tatsächliche Betriebssitz des Unternehmens befindet. Abhängig von der Region also in Niederländisch, Französisch oder Deutsch. Der tatsächliche Betriebssitz kann sich vom Gesellschaftssitz unterscheiden. Gibt es mehrere Betriebssitze in verschiedenen Regionen, dann müssen mehrere Sprachversionen eingereicht werden. Unternehmen in Brüssel können zwischen Niederländisch und Französisch wählen. Außerdem können Gesellschaften ihre Jahresabschlüsse auch in ein oder mehreren der Amtssprachen der Europäischen Union einreichen, aber dies ersetzt nicht die Pflicht, den Jahresabschluss in der Amtssprache der Region einzureichen.