Die Bedeutung der Tagesordnung der Jahreshauptversammlung
Eine jährlich wiederkehrende Aufgabe, die viele Unternehmen momentan vorbereiten, ist die Organisation der ordentlichen Hauptversammlung oder Jahreshauptversammlung. Alles beginnt mit einer guten Vorbereitung, sprich „Tagesordnung“. Auf der Grundlage dieser Tagesordnung entscheiden Ihre Aktionäre und Teilhaber, ob sie an der Versammlung teilnehmen. Aber auch für den Vorstand oder den Geschäftsführer ist die Tagesordnung interessant.
Jede belgische Gesellschaft ist verpflichtet, mindestens einmal jährlich eine Hauptversammlung einzuberufen. Sie informiert die Versammlung über ihre Unternehmensführung und die Ergebnisse. Wenn Ihre Buchhaltung per Kalenderjahr läuft, fällt die Jahresversammlung meistens in den Mai oder Juni, weil sie innerhalb von sechs Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahres stattfinden muss.
Aufstellung der Tagesordnung durch den Geschäftsführer oder Vorstand
Der Geschäftsführer oder der Vorstand, der die Hauptversammlung einberuft, stellt die Tagesordnung auf. Die Einberufung kann auch durch den Aufsichtsrat oder die Aufsichtsräte erfolgen. In der Einladung zur Hauptversammlung muss die Tagesordnung aufgenommen werden. Die Tagesordnung der Hauptversammlung enthält mindestens die folgenden Tagesordnungspunkte:
die Verrichtungen oder Beschlüsse, bei denen bei der Durchführung ein Vorstand/Geschäftsführer direkt oder indirekt ein persönliches Interesse hat (es sei denn, es wird in der Satzung etwas anders bestimmt, muss der Interessenkonflikt nicht mehr als eigener Tagesordnungspunkt in der Einladung erwähnt werden. Er muss allerdings noch im Geschäftsbericht aufgeführt werden);
der Geschäftsbericht und der Bericht des Aufsichtsrats;
die Prüfung und die Genehmigung des Jahresabschlusses (inkl. die Genehmigung der Ergebnisverwendung);
die Entlastung von Vorständen/Geschäftsführern und Aufsichtsräten;
die Ernennungen von Vorständen und Geschäftsführern;
die Ernennung eines Aufsichtsrats;
die Bezahlung von Vorständen oder Geschäftsführern;
„Verschiedenes“ oder „Varia“ für die weniger wichtigen Punkte, die keine Auswirkung auf die Arbeit der Gesellschaft ausüben können;
die Beschlüsse außerhalb der Tagesordnung. Zu beachten ist, dass über einen Punkt, der nicht auf der Tagesordnung vorkommt, kein gültiger Beschluss gefasst werden kann, es sei denn, dass alle Aktionäre/Teilhaber anwesend sind und jeder zustimmt, über diesen Punkt zu beraten und zu beschließen;
Abstimmung des Honorarberichts über die Entlohnung von Vorständen und Spitzenmanagern (für börsennotierte Gesellschaften).
Aufstellung der Tagesordnung durch Aktionäre
Anteilseigner, die Aktien besitzen, die mindestens ein Fünftel des Gesellschaftskapitals verbriefen, können den Vorstand bitten, die Hauptversammlung einzuberufen. Mit diesem Recht ist das Recht verbunden, die Tagesordnung festzulegen. Der Antrag auf Hinzufügung von Tagungsordnungspunkten unterliegt keinen formalen Bedingungen, erfolgt aber am besten per Einschreiben. Dadurch haben Sie auf der Hauptversammlung einen Beweis für diesen Antrag.
=>Es ist wichtig, dass die Tagesordnung deutlich und sorgfältig alle Punkte angibt, über welche die Hauptversammlung beraten und beschließen soll. Die Tagesordnung bildet die Entscheidungsgrundlage für Ihre Aktionäre/Teilhaber, an der Versammlung teilzunehmen oder nicht. Der Vorstand oder Geschäftsführer weiß anhand der Tagesordnung, zu welchen Themen die Aktionäre/Teilhaber ihm Fragen stellen können.