Wann wird eine Vergnügungsreise eine Dienstreise und umgekehrt?

Auslandsdienstreisen gehen häufig mit entspannenden Aktivitäten einher. Oder Vergnügungsreisen werden in ein geschäftliches Gewand gesteckt, um auf diese Weise Steuern zu vermeiden. Wie betrachtet das Finanzamt solche Reisen? Mit einigen Basisprinzipien und praktischen Tipps können Sie unangenehme steuerliche Überraschungen vermeiden.

Qualifikation der Reise: Dienstreise oder Vergnügungsreise?

Die steuerliche Behandlung von Reisen hängt von der Art der Reise ab. Es muss unterschieden werden zwischen reinen Geschäftsreisen, reinen Vergnügungsreisen und mit einem geschäftlichen Teil kombinierte Vergnügungsreisen (wie etwa Seminare).
Folgende Argumente können verwendet werden, um eine Reise als Geschäftsreise zu qualifizieren. Dies muss selbstverständlich der Realität entsprechen.

Die Reise findet (teilweise) während der Arbeitszeit statt.

Der Arbeitnehmer darf nicht von seinem Partner begleitet werden.

Der Etat der Reise ist nicht unerschwinglich hoch.

Ein erheblicher Teil der Zeit wird für interne geschäftliche Versammlungen und Ausbildungen reserviert.

Steuerliche Behandlung für die Gesellschaft

Geschäftlicher Teil: Die Kosten für den geschäftlichen Teil der Reise können im Prinzip für den Arbeitgeber als absetzbar betrachtet werden. Es müssen allerdings bestimmte Abzugsbegrenzungen wie z. B. für Restaurants, Empfang und Autokosten berücksichtigt werden.

Vergnügungsteil: Der Touristenteil der Reise kann als ein steuerpflichtiger Vorteil jeder Art für den Arbeitnehmer angesehen werden. Die Kosten für den touristischen Teil können bezüglich der Gesellschaft prinzipiell als absetzbar betrachtet worden, unter der Bedingung, dass der Vorteil auf den Formblättern 281.10 und 325.10 (individuelle Formblätter der Arbeitnehmer) aufgenommen worden ist.
In dem Maße, wie das Finanzamt meint, dass Vorteile gewährt worden sind, für die kein Begünstigter identifiziert worden ist, da sie nicht rechtzeitig auf den individuellen Formblättern vermerkt worden sind, können diese Vorteile als geheime Provisionen versteuert werden. Darauf wird der Sondersatz in Höhe von 309 % angewandt. Die Gesellschaft kann dies vermeiden, indem nachgewiesen wird, dass diese Vorteile in der Einkommenssteuererklärung des Arbeitnehmers aufgeführt worden sind.
Die Sondersteuer in Höhe von 309 % und die Kosten selbst kann die Gesellschaft allerdings von der Körperschaftssteuer absetzen.

Steuerliche Behandlung des Arbeitnehmers

Für den geschäftlichen Teil der Reise können Sie argumentieren, dass es keinen Anlass zu einem steuerpflichtigen Vorteil in Bezug auf die Arbeitnehmer gibt.
Beim touristischen Teil der Reise liegt dies anders. Vorteile, die Arbeitnehmer anlässlich ihrer Berufstätigkeiten erhalten, sind schließlich als Vorteil jeder Art steuerpflichtig. In dem Maße, in dem die Reise nicht geschäftlich ist, ist es also möglich, dass das Finanzamt einen Teil der Reise als Vorteil jeder Art versteuern will.

Fazit

In dem Maße, in dem Sie nachweisen können, dass die geschäftlichen Zusammenkünfte während der Reise einen rein geschäftlichen Charakter haben und dass, trotz der Freizeitaktivitäten, die Reise vor allem aus geschäftlichen Erwägungen veranstaltet wird, können Sie argumentieren, dass der größte Teil der Reisekosten für die Gesellschaft absetzbar sind und für den Arbeitsnehmer nicht steuerpflichtig sind.
Wenn Sie anhand von Unterlagen beweisen können, dass die Reise aus geschäftlichen Erwägungen veranstaltet wird, können Sie argumentieren, dass es keinen Vorteil für den Arbeitnehmer gibt.