Der E-Essenscheck ist geboren
Essenschecks können ab dem 1. Januar 2011 auch elektronisch zugestellt werden. Dazu hat die Regierung einen Königlichen Erlass veröffentlicht, der das Gesetz ändert. Der E-Essenscheck bietet eine Reihe von Vorteilen, unterliegt aber zusätzlichen Bedingungen.
Wie kann man mit dem E-Essenscheck bezahlen?
Ein persönliches Essenscheckkonto für jeden Arbeitnehmer wird die Papierversion der Essenschecks ersetzen. Dieses Essenscheckkonto ist eine Art Datenbank, in der die Essenschecks für die Arbeitnehmer gespeichert werden. Es ist noch nicht klar, wie die Arbeitnehmer damit in der Praxis bezahlen können. Das Zahlungsmittel kann eine Scheckkarte mit Pincode sein, aber die Bezahlung kann z. B. auch über den elektronischen Personalausweis oder per SMS ermöglicht werden. Der Arbeitnehmer kann sein Essenscheckkonto von seinem „zuverlässigen Datenträger“ beim Händler oder im Supermarkt abbuchen lassen.
Nur zugelassene Aussteller können den E-Essenscheck anbieten. Dieser Aussteller verwaltet das Essenscheckkonto des Arbeitnehmers und bucht Beträge, wenn der Arbeitgeber es verlangt.
Der E-Essenscheck verringert Verwaltungskosten
Der E-Essenscheck soll dafür sorgen, dass die Nachteile der Papierversion des Essenschecks eliminiert werden. Die Verteilung, Verarbeitung, Abholung und Bezahlung der Essenschecks in Papierform führen sowohl bei den Arbeitgebern und Händlern als auch bei den Arbeitnehmern zu erheblichem Verwaltungsaufwand, was für beträchtliche Kosten sorgt.
Der E-Essenscheck wird steuerlich genauso behandelt wie die Papierversion
Essenschecks unterliegen einer eigenen steuerlichen Regelung. Die Schecks werden bei den Arbeitnehmern und Unternehmern nicht als Lohn betrachtet und sind deshalb nicht steuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann pro Essenscheck 1 Euro steuerlich absetzen. Der Rest der Beteiligung sind nicht absetzbare Werbekosten und müssen unter den nicht abzugsfähigen Aufwendungen gebucht werden.
Die Essenschecks (sowohl die Papier- als auch die elektronische Version) müssen die folgenden Bedingungen erfüllen:
1. Die Zuteilung der Essenschecks ist in einem kollektiven oder individuellen schriftlichen Vertrag festgelegt.
2. Der Arbeitnehmer erhält einen Scheck pro geleisteten Arbeitstag. Die E-Schecks werden jeden Monat auf einmal oder in mehreren Malen auf dem Essenscheckkonto des Arbeitnehmers gutgeschrieben, abhängig von der Anzahl der Tage des betreffenden Monats, an denen er vermutlich arbeiten wird. Sie werden zu dem Zeitpunkt als zugeteilt betrachtet, wenn das Konto gutgeschrieben wird. Spätestens am letzten Tag des ersten Monats, der auf das Quartal folgt, wird die Anzahl der Schecks mit der Anzahl der Tage abgeglichen, an denen der Arbeitnehmer während des Quartals Leistungen erbracht hat.
3. Die Schecks müssen auf Namen des Arbeitnehmers ausgestellt werden.
4. Die Schecks haben eine beschränkte Gültigkeitsdauer von drei Monaten und sind nur zur Bezahlung einer Mahlzeit oder zum Erwerb von gebrauchsfertigen Lebensmitteln zu verwenden. Die obligatorische Erwähnung dieser Informationen gilt natürlich nur für die Papierversion. Beim E-Scheck läuft die Frist ab dem Augenblick, zu welchem der Betrag auf dem Konto gutgeschrieben worden ist.
5. Der Arbeitgeberbeitrag darf pro Scheck höchstens 5,91 Euro betragen.
6. Der Arbeitnehmerbeitrag beträgt mindestens 1,09 Euro pro Essenscheck.
Wenn eine oder mehrere der oben erwähnten Bedingungen nicht erfüllt werden, sind die Essenschecks beim Arbeitnehmer oder Geschäftsführer zu versteuern. Der Wert dieser Schecks muss dann auf der Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers oder Geschäftsführers als Vorteil jeder Art aufgeführt werden. Von diesem Vorteil jeder Art darf allerdings der Beitrag des Arbeitnehmers oder Geschäftsführers abgezogen werden.
Zusätzliche Bedingungen für E-Essenschecks
1. Die Anzahl der E-Schecks und deren Bruttobetrag (verringert um den persönlichen Anteil des Arbeitnehmers) werden auf der Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers aufgeführt.
2. Vor dem Gebrauch der E-Schecks kann der Arbeitnehmer den Saldo und die Gültigkeitsdauer der noch nicht verwendeten Schecks prüfen.
3. Die Entscheidung für E-Schecks wird in einem Manteltarifvertrag auf Unternehmensebene (eventuell in einem Branchentarifvertrag) oder in einer individuellen schriftlichen Vereinbarung geregelt (keine Gewerkschaftsdelegation oder Personalkategorie, für die es nicht üblich ist, Manteltarifverträge abzuschließen).
4. Die E-Schecks können nur von einem zugelassenen Aussteller zur Verfügung gestellt werden. Verliert der Aussteller seine Zulassung, indem sie eingezogen wird oder abläuft, bleiben die Schecks trotzdem bis zum Verfalltag gültig.
5. Die Verwendung eines E-Schecks darf keine Kosten für den Arbeitnehmer mit sich mitbringen, außer im Fall eines Diebstahls oder Verlustes (Bedingungen in einem Manteltarifvertrag oder im Arbeitsreglement). Auf keinen Fall dürfen die Kosten des ersetzenden Datenträgers den Nennwert eines Essenschecks überschreiten.
6. Die Entscheidung für den E-Scheck kann rückgängig gemacht werden.