Ihre Buchführung auf einem zentralen Computer im Ausland ist gestattet

Ihre Buchhaltung auf einem zentralen Computer im Ausland zu verarbeiten und zu speichern ist erlaubt. Sie müssen allerdings Ihre Bücher dem Finanzamt vorlegen können, wenn es eine Steuerprüfung ankündigt. Bei einer elektronischen Buchführung ist es wichtig, dass Sie vom Sitz Ihrer Gesellschaft in Belgien aus einen Online-Zugang zu allen buchhalterischen Informationen und Dokumenten haben. Dazu hat die Kommission für Buchhaltungsnormen (CBN) vor Kurzem zwei Empfehlungen veröffentlicht.

Sehr viele belgische Unternehmen, die einer multinationalen Firmengruppe angehören oder belgische Filialen von ausländischen Unternehmen sind, haben eine zentralisierte Buchhaltung in einem anderen Land. Auf einem einzigen Computer wird die Buchhaltung aller Gesellschaften, die zu der Gruppe gehören, über die Landesgrenzen hinweg gespeichert.

Buchhaltung darf im Ausland verarbeitet und gespeichert werden

Sie müssen alle Bücher, Konten und Belege in Belgien aufbewahren. Das bedeutet nicht, dass Ihre Buchhaltung nicht auf einem Computer im Ausland gespeichert werden darf. Außerdem verlangt das Buchführungsgesetz nicht, dass das Eingeben und Verarbeiten der Daten in Belgien erfolgen muss. Ihre Buchhaltung darf also auf einem zentralen Computer im Ausland verarbeitet und gespeichert werden.
Sie müssen allerdings von Belgien aus einen direkten Zugriff auf Ihre Buchhaltung haben. Die Bücher, Konten und Belege müssen also entweder im Original oder als Kopie in Belgien aufbewahrt werden.

Erstellung allerdings nach belgischen Grundsätzen

Auch wenn die Belege im Ausland aufbewahrt werden, muss Ihre Buchhaltung in Übereinstimmung mit dem belgischen Buchführungsgesetz geführt werden. Die Konten nur nach internationalen Normen vorzubereiten, wird nicht akzeptiert.
Die CBN hat allerdings eine neue Empfehlung herausgegeben, in der sie schreibt, dass ein Unternehmen einen Kontenplan verwenden darf, der sich vom Allgemeinen Mindestkontenplan unterscheidet. Dies ist nur dann erlaubt, wenn das Unternehmen zu jedem Zeitpunkt mit Hilfe einer Konkordanztabelle eine Prüf- und Saldenbilanz vorlegen kann, die den Buchhaltungsvorschriften gemäß aufgestellt ist.

Bei Körperschaftssteuerprüfung alle Unterlagen vorlegen

Sie sind verpflichtet, auf Ersuchen der Verwaltung alle Bücher und Bescheide vorzulegen, die für die Ermittlung des Betrags der steuerpflichtigen Einkünfte Ihrer Gesellschaft notwendig sind.
Diese Bücher und Bescheide beschränken sich nicht auf die gesetzlich verpflichteten Buchhaltungsunterlagen oder Bücher. Dazu gehören alle Unterlagen, die das Finanzamt verwenden kann, um Ihr steuerpflichtiges Einkommen zu ermitteln. Das bedeutet, dass Sie z. B. auch Verträge und Korrespondenz vorlegen können müssen.
Im Prinzip muss die Verwaltung eine Einkommenssteuerprüfung im Voraus ankündigen. Auf diese Weise können Sie die notwendigen Vorbereitungen treffen. Obwohl es eher eine Ausnahme ist, ist aber auch eine unangekündigte Steuerprüfung jederzeit möglich.

Beantragung der Genehmigung zur Aufbewahrung von Büchern bei einem externen Buchhalter

Die Verwaltung kann die Genehmigung erteilen, Ihre Buchhaltung, oder ein Teil davon, im Büro Ihres externen Buchhalters oder Beraters aufzubewahren.
Die Verwaltung erteilt diese Genehmigung nur, wenn diese externe Aufbewahrung auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt bleibt. Nur in Ausnahmefällen wird eine Genehmigung auf Dauer erteilt.
Sogar wenn Sie diese Genehmigung erhalten, müssen Sie noch immer dafür sorgen, dass die Buchhaltungsunterlagen in den Büros der Gesellschaft zur Verfügung stehen, sobald eine Steuerprüfung angekündigt wird. Im Fall einer unangekündigten Kontrolle reicht es aus, nachzuweisen, bei wem die Dokumente aufbewahrt werden, und sie innerhalb kurzer Zeit zurückzuholen.

Elektronische Buchhaltung: Onlinezugang von Belgien aus notwendig

Wenn Sie Ihre Buchhaltung elektronisch führen, müssen Sie bestimmte Belege so aufbewahren, dass sie auf eine lesbare und verständliche Weise dem Finanzamt vorgelegt werden können.
Es handelt sich um die folgenden Belege.

Alle Unterlagen, die notwendig sind, um den Betrag der steuerpflichtigen Einkünfte zu ermitteln, die in einem Computersystem gespeichert, verarbeitet und auf den neuesten Stand gebracht werden.

Alle Informationen über das Computerprogramm, das verwendet wird, um die Dokumente zu lesen.

Die Buchführung darf auf einem Computer im Ausland zentralisiert werden. Auch die Buchhaltungsunterlagen dürfen im Ausland aufbewahrt werden, unter der Bedingung, dass die Gesellschaft von ihrem Sitz in Belgien aus über einen uneingeschränkten Onlinezugang verfügt. Das schreibt die CBN in ihrer Empfehlung, die sie vor Kurzem veröffentlicht hat.