Kostenvergütungen: Pauschale Sozialversicherungsbeiträge für bestimmte Ausgabenposten

Vergütungen von „Kosten, die dem Arbeitgeber eigen sind“, die dem Arbeitnehmer rückerstattet werden, sind nicht steuerpflichtig und unterliegen nicht den Sozialversicherungsbeiträgen. Sie müssen allerdings gegenüber dem Landesamt für Soziale Sicherheit (LSS) und der Verwaltung den gewerblichen Charakter und die Realität der pauschal erstatteten Kosten nachweisen können. Das LSS hat vor Kurzem einige Pauschalbeträge veröffentlicht, die als Richtlinie für die Rückerstattung von bestimmten Kostenvergütungen dienen.

Unkostenvergütungen

Alle Einkünfte, die ein Arbeitnehmer durch Arbeit erwirbt, sind steuerpflichtige Einkünfte. Eine der diesbezüglichen Ausnahmen sind die „Kosten, die dem Arbeitgeber eigen sind“. Dies sind Ausgaben, die der Arbeitnehmer während der Ausübung seines Berufs tätigt (z. B. Reisespesen, Mahlzeiten, Kosten eines Autos, Aufenthaltskosten usw.). Wenn Sie diese Kosten Ihrem Arbeitnehmer erstatten, werden auf diesen Betrag im Prinzip keine Sozialversicherungsbeiträge fällig. Das LSS betrachtet eine erstattete Kostenvergütung schließlich nicht als Lohn.

Beweispflicht zu Lasten des Arbeitgebers

Die diesbezügliche Beweislast liegt beim Arbeitgeber. Seit dem 1. Januar 2010 müssen Sie die Richtigkeit der Kosten schriftlich nachweisen (z. B. mit dem Arbeitsreglement, einem dienstlichen Rundschreiben, Beilagen zum Arbeitsvertrag).

Standpunkt des LSS

Wenn eine Kostenvergütung nicht gemäß dem effektiven reellen Wert zurückerstattet werden kann, werden Pauschalbeträge herangezogen, die dem wirklichen Wert der Ausgaben entsprechen.
Während Sie sich früher bei der Festlegung der Pauschale für geringere und/oder schwierig nachweisliche Kosten nicht auf deutlichen Richtlinien stützen konnten, hat das LSS nun vor Kurzem Richtlinien für verschiedene Posten veröffentlicht, für die es eine pauschale Schätzung akzeptiert. Zu jedem Posten werden der jeweilige Betrag und die Bedingungen aufgeführt. Einige Beispiele.

Fahrtkosten für Arbeitnehmer mit nicht-sitzender Tätigkeit (Arbeitnehmer, die verpflichtet sind, sich im Laufe des Arbeitstags während mindestens vier aufeinanderfolgenden Stunden fortzubewegen)
Pauschalbetrag: 8 Euro pro Tag und eine Essensvergütung von 6 Euro pro Tag.
Bedingungen: die Arbeitnehmer können keinen Gebrauch von sanitären und anderen Einrichtungen im Unternehmen oder auf den meisten Baustellen machen und haben keine andere Wahl als eine Mahlzeit außer Haus einzunehmen.

Pendlerpauschale mit dem Auto oder Fahrrad
Pauschalbetrag: 0,3178 Euro pro Kfz-km und 0,20 Euro pro Fahrrad-km.
Bedingungen: das Fahrzeug darf kein Eigentum des Arbeitgebers sein oder von ihm finanziert werden. Die Pauschalen enthalten „alle“ Kosten, sowohl die Wartung als auch die Versicherung und den Treibstoff.

Bürokosten für Arbeitnehmer, die ein Teil ihrer Arbeit zu Hause erledigen
Pauschalbetrag: 110,50 Euro pro Monat. Dieser Betrag umfasst u. a. die Kosten für Heizung, Elektrizität und Büroartikel.
Bedingungen: die Arbeitnehmer müssen strukturell und auf regelmäßiger Grundlage einen Teil ihrer Arbeitszeit zu Hause leisten und in ihrer Wohnung einen Raum einrichten, in welchem sie diese Arbeit erledigen können. Bei Arbeitnehmern, die bei ihrem Arbeitgeber einen Arbeitsplatz haben, wird diese Pauschale nur akzeptiert, wenn aus ihrer Funktionsbeschreibung deutlich hervorgeht, dass sie regelmäßig einen Teil ihrer Arbeit zu Hause erledigen müssen. Bei Arbeitnehmern, die unter das Arbeitszeitgesetz fallen, bedeutet dies, dass die zu Hause geleisteten Arbeitsstunden mitzählen müssen, um zu prüfen, ob sie die Höchstarbeitszeit nicht überschreiten.

Mit dem Auto verbundene Kosten (Garage, Parkplatz, Autowäsche)
Pauschalbetrag: 50 Euro pro Monat (Garage), 15 Euro pro Monat (Parkplatz) und 15 Euro pro Monat (Autowäsche).
Bedingungen: das Fahrzeug wird hauptsächlich für berufliche Zwecke benutzt.
Wenn der Arbeitgeber es aufgrund der Sicherheit des Fahrzeugs oder dessen Inhalts verlangt: die Verpflichtung, ein Fahrzeug sicher abzustellen, ist nur zulässig, wenn sie allen Arbeitnehmern auferlegt wird, die in derselben Situation sind.

Standpunkt des Finanzamts

Einige dieser Beträge finden wir beim Finanzamt wieder (z. B. die Kosten im Zusammenhang mit Dienstreisen im Inland). Bei anderen Ausgabenposten müssen Sie noch immer eine (un)förmliche Vereinbarung mit dem Finanzamt abschließen.
Weil jede Kostenvergütung nachprüfbar sein muss, müssen Sie diese auf den Steuerformularen aufführen. Dadurch vermeiden Sie eine Veranlagung als „geheime Provision“.

Konkret

Die Beträge sind Höchstbeträge. Wenn die getätigten Kosten höher als diese Pauschalen sind, dürfen Sie immer den (höheren) reellen Betrag erstatten. Sie müssen die Echtheit der Beträge allerdings für die Gesamtheit der Kosten für diesen bestimmten Ausgabenposten nachweisen können. Sie dürfen die beiden Systeme (reell und pauschal) m. a. W. nicht zusammen für ein und denselben Kostentyp anwenden.

Zum Schluss noch dies: die neuen Richtlinien haben keinen bindenden Charakter. Dennoch kann es nicht schaden, den bestehenden Umgang mit pauschalen Kostenvergütungen diesbezüglich zu überprüfen, um eine Umqualifizierung von pauschalen Kostenvergütungen in Lohn zu vermeiden.