Pauschale Tagesvergütungen für In- und Auslandsdienstreisen: Beträge und Bedingungen
Wer wegen seiner Arbeit eine Dienstreise unternehmen muss und einen ganzen Tag unterwegs ist, hat Ausgaben für Mahlzeiten und Getränke. Diese Spesen dürfen vom Arbeitgeber erstattet werden. Sie sind sogar beim Arbeitgeber als Werbungskosten absetzbar und werden dem Arbeitnehmer nicht versteuert. Es müssen allerdings ein paar Bedingungen erfüllt werden.
Inlandsdienstreisen von mehr als fünf Stunden
Die pauschale Erstattung ist für diejenigen bestimmt, die eine Dienstreise unternehmen, d. h. eine Reise von mehr als fünf Stunden, bei der Leistungen außerhalb des Unternehmens erbracht werden. Wenn der Arbeitnehmer zu einem Ort fährt, an dem er während des Jahres vierzig Tage oder mehr arbeitet, wird dieser Ort als der feste Arbeitsplatz gesehen. Für diese Fahrten kann er keine Tagesvergütung mehr erhalten.
Die pauschale Tagesvergütung gibt es für Betriebsleiter und Arbeitnehmer, jedoch nicht für Selbständige: Diese müssen ihre tatsächlichen Ausgaben belegen.
Auslandsdienstreisen von zehn Stunden bis dreißig Tagen
Auch für Dienstreisen ins Ausland kann dem Arbeitnehmer oder Betriebsleiter eine pauschale Tagesvergütung gezahlt werden. Eine Auslandsdienstreise muss mindestens zehn Stunden und darf höchstens dreißig Tage dauern:
bei einer Auslandsdienstreise von weniger als zehn Stunden werden dieselben Pauschalen wie für eine Inlandsdienstreise gewährt;
bei einer Auslandsdienstreise von mehr als dreißig Tagen, aber höchstens 24 Monaten darf eine verminderte pauschale Tagesvergütung gewährt werden, die 60 % der Tagesvergütung für eine Auslandsdienstreise von weniger als dreißig Tagen im selben Land entspricht.
Die An- und Abfahrtstage gelten jeweils für einen halben Tag.
Beachten Sie, dass die pauschale Tagesvergütung für Arbeitnehmer bestimmt ist, die normalerweise ihre Berufstätigkeit innerhalb des Betriebs ausüben, und nicht für Arbeitnehmer gilt, für die das Reisen ins Ausland zur üblichen, täglichen Berufstätigkeit gehört.
Pauschalbeträge
Die Tagesvergütung, die steuerfrei gewährt werden kann, wird pauschal festgelegt.
Für Inlandsdienstreisen entsprechen die Höchstbeträge den Tagesvergütungen, die der Staat seinem Personal zahlt. Die Pauschale hängt von der Dauer der Reise sowie davon ab, ob der Arbeitnehmer vor Ort übernachten muss oder nicht:
Dienstreise zwischen fünf und acht Stunden, Vergütung für Frühstück: 3,82 EUR;
Dienstreise von mehr als acht Stunden, Vergütung für Mittagessen: 19,22 EUR;
Dienstreise mit Übernachtung, die Sie nicht bezahlen müssen (kostenlose Übernachtung bei Familie oder Bekannten), Vergütung für Abendessen und Frühstück: 23,04 EUR;
Dienstreise mit Übernachtung, die Sie bezahlen müssen, Vergütung für Übernachtung, Abendessen und Frühstück: 43,79 EUR.
Bei Auslandsdienstreisen hängt die Pauschale vom Land ab, in das gereist wird. Das Finanzamt stellt jedes Jahr eine Liste mit den Beträgen auf, die pro Land gelten. Bei Reisen von mehr als dreißig Tagen dürfen wie gesagt 60 % angewandt werden. Es folgt eine Liste mit den Beträgen, die ab 2. April 2015 für einige unserer wichtigsten Handelspartner gelten. Der Betrag zwischen Klammern ist der Pauschalbetrag für Reisen, die länger als dreißig Tage dauern. Die Mindestpauschale beträgt in jedem Fall 37,18 EUR pro Tag.
China: 83 EUR (50 EUR);
Deutschland: 93 EUR (56 EUR);
Frankreich: 95 EUR (57 EUR);
Luxemburg: 92 EUR (55 EUR);
Niederlande: 93 EUR (56 EUR);
Vereinigte Staaten: 105 EUR (63 EUR);
Großbritannien: 101 EUR (61 EUR).
Wenn der Arbeitgeber die Hotelrechnung erstattet und auf dieser Rechnung bestimmte Mahlzeiten enthalten sind (z. B. Übernachtung inkl. Frühstück) muss die pauschale Aufenthaltsvergütung reduziert werden, je nachdem, was auf der Hotelrechnung enthalten ist: Frühstück (- 15 %), Mittagessen (- 35 %), Abendessen (- 45 %) und kleinere Ausgaben (- 5 %). Wenn alle diese Kosten auf der Hotelrechnung aufgeführt werden, ergibt dies
100 %, wodurch keine Tagesvergütung mehr gezahlt werden darf.
Absetzbare Kosten für den Arbeitgeber, nicht steuerpflichtig für den Arbeitnehmer
Der Arbeitnehmer muss auf der pauschalen Tagesvergütung, die er erhält, keine Steuern zahlen, während der Arbeitgeber sie als Werbungskosten absetzen kann.
Wenn die Bedingung der Mindestdauer (fünf Stunden) nicht erfüllt wird, wird die pauschale Tagesvergütung allerdings als Gehaltszahlung angesehen und dementsprechend versteuert.
Nicht an die Pauschale gebunden
Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind durch die Pauschale nicht gebunden. Der Arbeitgeber kann einen höheren Betrag als die Pauschale gewähren. Auch dann kann die Vergütung für den Arbeitnehmer noch steuerfrei sein. Es kommt dann allerdings noch eine zusätzliche Bedingung dazu, oder anders gesagt: der Arbeitgeber muss zwei Sachverhalte nachweisen: erstens, dass die Vergütung die eigenen Kosten des Arbeitgebers deckt, und zweitens, dass die Vergütung auch tatsächlich für diese Spesen verwendet worden ist.