Opstellen en neerleggen van de jaarrekening

Het boekjaar van de meeste ondernemingen loopt gelijk met het kalenderjaar. Heel wat jaarrekeningen worden dan ook nu opgesteld en klaargemaakt voor neerlegging bij de Balanscentrale van de Nationale Bank. Nieuwigheden zijn er dit jaar niet, aandachtspunten blijven er elk jaar.

Datum van goedkeuring

Het zijn de bestuurders of zaakvoerders die jaarlijks een inventaris en een jaarrekening moeten opstellen. In de praktijk gebeurt dit meestal door de accountant of de boekhouder.
Als algemene regel geldt dat de jaarrekening uiterlijk binnen de zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar aan de algemene vergadering ter goedkeuring moet worden voorgelegd. Binnen de dertig dagen na goedkeuring door de algemene vergadering én ten laatste zeven maanden na de afsluitdatum van het boekjaar moet ze worden neergelegd bij de Balanscentrale van de Nationale Bank.
Vergeet de datum van de goedkeuring van de jaarrekening in de jaarrekening niet te vermelden. De Balanscentrale zal de neerlegging van de jaarrekening weigeren als die datum ontbreekt. Niet-goedgekeurde jaarrekeningen kunnen dus niet worden neergelegd, ook als die vermelden dat het om een niet-goedgekeurde jaarrekening zou gaan.
Ook vennootschappen in vereffening moeten jaarlijks een jaarrekening opstellen, die voorleggen aan de algemene vergadering en ze binnen de dertig dagen na de datum van de vergadering neerleggen. De algemene vergadering moet wel niet beraadslagen over de jaarrekening. Op de eerste bladzijde van de jaarrekening wordt de benaming van de onderneming aangevuld met de woorden “in vereffening”.

Adres

De vennootschap moet nauwkeurig het adres van haar maatschappelijke zetel vermelden. Is het adres tussen de afsluitingsdatum van de jaarrekening en de goedkeuring ervan door de algemene vergadering verplaatst, dan moet het adres dat op het ogenblik van de algemene vergadering geldt, worden vermeld.

Vorm

De neerlegging van de jaarrekening via internet kan als pdf-bestand, maar ook als een gestructureerd databestand (xbrl-bestand). Sinds 21 juni 2010 kan u de jaarrekening niet langer op papier neerleggen. Als u de jaarrekening toch niet online kan neerleggen, kan u deze op papier enkel nog opsturen naar de hoofdzetel van de Balanscentrale  te Brussel: NBB - Balanscentrale, Neerlegging van jaarrekeningen, de Berlaimontlaan 14 te 1000 Brussel of deponeren in één van de vestigingen van de NBB in een speciale brievenbus "Balanscentrale - Neerlegging van jaarrekeningen".

Munt

In principe wordt de jaarrekening in euro opgesteld. Er is slechts één uitzondering: de boekhoudwet voorziet de mogelijkheid om een afwijking te vragen (bv. voor ondernemingen die hun bedrijf volledig in het buitenland uitoefenen). Meer info over de aanvraagvoorwaarden en het belang van de functionele valuta vindt u terug in het advies 117-3 van 26 november 2008 van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen. De functionele valuta is de valuta in de voornaamste economische omgeving waarin de vennootschap actief is.
De gewone jaarrekening kan, naast de openbaarmaking in euro, ook worden openbaar gemaakt in de munt van een lidstaat van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO), door de omrekeningskoers op de balansdatum te gebruiken.

Taal

De jaarrekening en alle stukken die u samen met de jaarrekening moet neerleggen, moeten in eenzelfde taal worden opgesteld en openbaar gemaakt, m.n. in de officiële taal van het gewest waar de werkelijke exploitatiezetel van de onderneming zich bevindt. Afhankelijk van het gewest dus in het Nederlands, het Frans of het Duits. De werkelijke exploitatiezetel kan verschillen van de maatschappelijke zetel. Zijn er meerdere exploitatiezetels in verschillende gewesten, dan moeten er meerdere taalversies worden ingediend. Ondernemingen in Brussel kunnen kiezen tussen Nederlands of Frans. Daarnaast kunnen vennootschappen hun jaarrekeningen ook neerleggen in één of meerdere van de officiële talen van de Europese Unie, maar dit vervangt niet de verplichting om de jaarrekening neer te leggen in de officiële taal van het gewest.