Préservez les frais de formation de votre personnel au moyen d'une clause d'écolage

Vos travailleurs suivent-ils régulièrement des formations ? Il serait alors intéressant d'insérer une clause d'écolage dans leur contrat de travail afin d'éviter que les frais ainsi exposés ne soient perdus si ces travailleurs décident de changer d'employeur. La loi fixe les conditions de validité d'une telle clause.

Définition

La clause d'écolage est une clause du contrat de travail par laquelle votre travailleur, qui suit une formation à vos frais, s'engage à vous en rembourser une partie du coût s'il quitte votre entreprise avant la fin d'une période convenue.

Conditions

Vous pouvez insérer une clause d'écolage dans n'importe quel type de contrat de travail à durée indéterminée (contrat de travail d'employé, d'ouvrier, de représentant de commerce, etc.).

Une CCT rendue obligatoire peut exclure certaines catégories de travailleurs et/ou de formations.

Pour que votre clause ne soit pas réputée inexistante (et donc invalidée) :

- le salaire annuel de votre travailleur doit dépasser 30 327 euros (montant applicable au 1er janvier 2010). Si votre travailleur gagne moins, vous ne pouvez pas conclure de clause d'écolage régulière avec lui;

- il doit s'agir d'une formation spécifique, apportant de nouvelles compétences professionnelles qui peuvent également s'avérer utiles en dehors de l'entreprise.
Autrement dit, pas de clause d'écolage pour une formation nécessaire pour rester informé de l'évolution normale du travail exercé;

- la formation doit compter au moins 80 heures;

- son coût doit atteindre au moins le double du revenu minimum mensuel garanti (2 774,98 euros au 1er janvier 2008);

- la formation ne peut pas découler d'une disposition légale ou réglementaire qui en fait une condition d'exercice de la profession;

- cette clause doit être écrite.

Mentions

Vous convenez de cette clause, pour chaque travailleur séparément, au plus tard au moment où débute la formation suivie. Vous y reprenez les éléments suivants :

- une description de la formation, sa durée et le lieu où elle se déroulera;

- le coût de la formation ou les éléments permettant d'en évaluer la valeur;

- la date d'entrée en vigueur et la durée de validité de la clause (au maximum trois ans, en fonction de la durée et du coût de la formation);

- le montant que votre travailleur devra vous rembourser à l'issue de la formation s'il quitte votre entreprise avant le terme de la période convenue.

Remboursement des frais de formation

Si votre travailleur ne respecte pas la clause d'écolage pendant sa durée de validité, le montant des frais qu'il pourra être tenu de rembourser ne peut pas dépasser :

- 80% si votre travailleur part avant le tiers de la période convenue;

- 50% si votre travailleur part entre le tiers et les deux tiers de la période convenue;

- 20% si votre travailleur part au-delà des deux tiers de la période convenue.

En outre, le montant dû ne peut jamais dépasser 30 % du salaire annuel brut de votre travailleur.

Prescription de l'action en remboursement

Une action en remboursement de frais de formation est prescrite une année après l'expiration du contrat de travail ou cinq ans après le fait qui a fait naître cette action (sans que ce délai ne puisse excéder un an après la fin du contrat de travail). 

Sans effet

La clause d'écolage reste sans effet :

- si le contrat de travail prend fin durant la période d'essai;

- si vous y mettez fin sans motif grave;

- si votre travailleur y met fin pour un motif grave;

- s'il y est mis fin à la suite d'une restructuration de votre entreprise. 

Notez aussi le fait que votre travailleur reste titulaire des diplômes ou certificats attachés à la formation suivie, que votre clause d'écolage soit régulière ou pas.