Neerlegging jaarrekening op papier voorgoed passé

Het opstellen en neerleggen van de jaarrekening is een belangrijke verplichting van het bestuursorgaan. Sinds 21 juni 2010 kan u de jaarrekening niet langer op papier neerleggen bij de Nationale Bank van België. Als u de jaarrekening niet online kan neerleggen, kan u deze op papier enkel nog opsturen naar de hoofdzetel van de Balanscentrale in Brussel.

Ten laatste zeven maanden na de afsluiting van uw boekjaar en binnen de dertig dagen na goedkeuring door de algemene vergadering, moet u uw jaarrekening neerleggen bij de Balanscentrale van de Nationale Bank. Omdat nog slechts 1% van de jaarrekeningen wordt neergelegd op papier, heeft de Nationale Bank van België (NBB) beslist om dit vanaf 21 juni 2010 stop te zetten.

Neerlegging via internet

De neerlegging van de jaarrekening via internet kan als pdf-bestand, maar ook als een gestructureerd databestand (xbrl-bestand). Voor de opmaak van zo'n bestand kan u aangepaste commerciële software gebruiken of de gratis internettoepassing Sofista die beschikbaar is op de website van de Balanscentrale.

Neerlegging op papier

Als uw onderneming de jaarrekening niet online kan neerleggen, kan u deze op papier voortaan alleen nog opsturen naar de hoofdzetel van de Balanscentrale te Brussel:
NBB - Balanscentrale, Neerlegging van jaarrekeningen, de Berlaimontlaan 14 te 1000 Brussel, waarbij u bij de jaarrekening een cheque voegt voor het bedrag van de voor die jaarrekening verschuldigde neerleggingskosten.
Of, u kan de jaarrekening tijdens de openingsuren in één van de vestigingen van de NBB deponeren in een speciale brievenbus "Balanscentrale - Neerlegging van jaarrekeningen". U voegt er dan een ter plaatse in te vullen formulier bij met de gegevens die nodig zijn om de neerlegging te kunnen verwerken en aanvaarden op de datum van de deponering.

Overmacht bij laattijdige neerlegging

Vennootschappen die hun boekjaar 2009 afsloten op 31 december, moesten de jaarrekening over dat boekjaar binnen de maand na de algemene vergadering en ten laatste op 30 juli 2010 indienen. Een niet-goedgekeurde jaarrekening kan in principe niet worden neergelegd.
Wie de jaarrekening te laat neerlegt, betaalt een bijdrage in de kosten die de federale overheid maakt voor de opsporing en de opvolging van de ondernemingen in financiële moeilijkheden. Die bijdrage wordt terugbetaald als u te laat bent door overmacht. U stuurt dan een gewone brief naar de Federale Overheidsdienst Economie, Algemene Directie Regulering en Organisatie van de Markt, Cel Jaarrekening, North Gate III, Koning Albert II-laan 16 te 1000 Brussel. U moet de terugbetaling wel binnen de 18 maanden aanvragen. Die termijn begint te lopen vanaf de datum van afsluiting van het boekjaar. Sluit uw boekjaar dus af op 31 december 2009, dan heeft u maximaal de tijd tot 30 juni 2011. In de aanvraag vermeldt u uw rekeningnummer en de omstandigheden van de overmacht. U voegt bij het aanvraagdossier ook de stukken die de overmacht staven en, als u een 'Mededeling van de neerlegging' ontvangen heeft, een kopie van deze mededeling.

Meer informatie

Website van de Balanscentrale: www.balanscentrale.be
Tel. 02 221 30 01