Connaissez-vous toutes les nouvelles règles relatives au travail des étudiants?

L'occupation d'étudiants peut constituer une solution pour faire face à vos besoins temporaires en personnel. Le 1er janvier 2012, les règles ONSS relatives à l'occupation d'étudiants ont toutefois subi de profondes modifications. Désormais, il ne faut plus opérer de distinction entre la période des vacances d'été et le reste de l'année. Les étudiants peuvent travailler 50 jours civils par an et seule 1 cotisation de solidarité est due. Vous pouvez consulter le nombre de jours prestés par les étudiants sur la nouvelle application web du site de l'ONSS, Student@work - 50days. Y a-t-il d'autres points importants ?

50 jours répartis sur l'ensemble de l'année sous le régime de la cotisation de solidarité

Jusqu'à l'an dernier, les étudiants pouvaient travailler pendant 23 jours au cours de la période des vacances d'été (juillet, août et septembre) et 23 jours en dehors de cette période. Depuis 2012, les étudiants peuvent prester 50 jours répartis sur l'année complète. Ces prestations ne sont soumises ni aux cotisations patronales ni aux cotisations personnelles ordinaires (35 % à charge de l'employeur et 13,07 % à charge des travailleurs qui ne sont pas étudiants), pour autant que la limite annuelle des 50 jours soit respectée. Elles sont toutefois soumises à une cotisation de solidarité de 8,13 % (pourcentage fixe) de la rémunération : 5,42 % à charge de l'employeur et 2,71 % à charge de l'étudiant. Pour les étudiants, la cotisation patronale de 0,001 % pour le Fonds asbeste est également due. Auparavant, le pourcentage de la cotisation de solidarité variait selon que l'étudiant effectuait ses prestations pendant la période d'été (7,51 %) ou en dehors de cette période (12,51 %).

Déclaration Dimona

Si vous occupez un étudiant, vous devez le déclarer auprès de l'ONSS. Désormais, il faudra également mentionner dans la déclaration Dimona électronique, le nombre de jours de travail planifiés pour chaque trimestre. Auparavant, il n'était pas nécessaire de mentionner le nombre exact de jours. Il suffisait d'indiquer la période au cours de laquelle l'étudiant commencerait à travailler (date de début et date de fin). Par la suite, il est toutefois possible de rectifier le nombre de jours déclarés si  l'étudiant n'a finalement pas presté le nombre de jours prévus. Cette rectification peut intervenir jusqu'à la date d'échéance de la déclaration DmfA trimestrielle comprenant les jours en question.

Contrôler le solde du contingent de 50 jours par le biais de www.studentatwork.be

Les employeurs et les étudiants peuvent à tout moment contrôler le nombre de jours déjà prestés par l'étudiant par le biais de la nouvelle application web de l'ONSS: www.studentatwork.be. Ce site web donne accès au site portail de la sécurité sociale: mysocialsecurity.be/student. Les étudiants peuvent consulter les jours pour lesquels une multi-Dimona a été introduite par le biais d'un accès personnel et sécurisé. Ils peuvent également imprimer une attestation mentionnant le solde du contingent.

Lors de l'entrée en service de l'étudiant, vous pouvez contrôler le solde de son contingent par le biais d'un code d'accès qu'il vous communiquera. Si vous introduisez une multi-Dimona pour un étudiant et que vous dépassez le contingent annuel de 50 jours de travail, vous recevrez un avis de l'Office national de sécurité sociale des administrations provinciales et locales (ONSS-APL), sur la base duquel vous pourrez décider d'engager ou non l'étudiant moyennant paiement de cotisations de sécurité sociale ordinaires.
Si le contingent de 50 jours de travail est dépassé auprès d'un seul employeur, toute la période d'occupation auprès de cet employeur est soumise aux cotisations de sécurité sociale ordinaires.
Si le dépassement du contingent de 50 jours de travail se produit dans le cadre d'une occupation auprès de plusieurs employeurs, le travailleur et l'employeur qui l'occupe au moment du dépassement ne sont soumis aux cotisations de sécurité sociale ordinaires qu'à partir du 51ème jour, pour autant que l'employeur ait effectué une déclaration DmfA correcte à partir du 51ème jour. Les prestations de travail effectuées par l'étudiant auprès du même ou d'un autre employeur avant le dépassement du contingent ne sont soumises qu'à la cotisation de solidarité.

Contrat d'occupation d'étudiants

Le contrat d'occupation d'étudiants est en réalité un contrat de travail ordinaire assorti d'un certain nombre de conditions supplémentaires. Le contrat doit être établi par écrit, au plus tard au moment de l'entrée en service, pour chaque étudiant séparément. Par ailleurs, une copie du contrat et de l'accusé de réception du règlement de travail par l'étudiant dans les sept jours suivant le début de l'exécution du contrat de travail doivent être envoyées à l'Inspection du travail. En cas de non-respect de ces formalités, l'étudiant peut à tout moment mettre fin au contrat sans délai ni indemnité de préavis.

Auparavant, seuls les contrats de six mois maximum étaient qualifiés de contrat d'occupation d'étudiants. La durée de ces contrats a été portée à 12 mois. Les étudiants peuvent ainsi travailler deux mois complets en été, 1 jour par week-end tout au long de l'année... Les contrats conclus pour plus de 12 mois ne sont plus considérés comme des contrats d'occupation d'étudiants, mais comme les contrats de travail ordinaires. Le cas échéant, les étudiants ne bénéficient donc pas des mesures de protection spéciale.