Remboursements de frais : mise à jour des forfaits ONSS pour certains postes de dépenses

L'an passé, l'ONSS a fait connaître son avis concernant le remboursement de certains " frais propres à l'employeur " faisant l'objet d'une évaluation forfaitaire. L'Office a publié à présent un tableau actualisé des types de frais pour lesquels un remboursement a été accordé depuis le premier trimestre 2011.

Les remboursements de frais ne constituent pas une rémunération

Les " frais propres à l'employeur " sont des dépenses que le travailleur engage lors de l'exercice de sa profession (p. ex., frais de déplacement, de repas, de voiture, de séjour). Si vous remboursez ces frais à votre travailleur, il n'y a en principe pas de cotisations ONSS (ni de précompte professionnel) dues sur ces montants parce que l'ONSS ne considère pas comme une rémunération les sommes versées à ce titre si elles satisfont à certaines conditions :

l'indemnité est véritablement un remboursement de frais et ne constitue pas un enrichissement pour le travailleur ;

le remboursement s'effectue sur la base des frais réels ou d'un forfait proportionnel au volume réel des dépenses ;

l'employeur est tenu de rembourser les frais au travailleur.

Evaluations forfaitaires pour certains postes de dépenses

Depuis le 1er janvier 2010, l'employeur doit démontrer la justesse des frais au moyen de documents écrits (p. ex., le règlement de travail, une note de service, les annexes au contrat de travail). Les frais modiques difficiles à prouver peuvent être évalués de façon forfaitaire. Dans ce cas, vous devez pouvoir justifier le forfait appliqué. Les sommes excédant le montant des frais réels constituent une rémunération sur laquelle des cotisations seront dues.
L'an dernier, l'ONSS a publié pour la première fois des lignes directrices sur certains postes pour lesquels elle accepte une évaluation forfaitaire (p. ex., frais de séjour en Belgique, de vêtements de travail, de voiture). Elle mentionne pour chacun d'eux le montant et les conditions. Elle a inclus un tableau actualisé dans ses instructions du premier trimestre 2011. Les modifications apportées au tableau précédent sont indiquées en bleu. Elles concernent une série de montants, ainsi que le commentaire sur les déplacements domicile-lieu de travail et les déplacements professionnels à bicyclette, et les frais de bureau payés à un travailleur qui effectue une partie de son travail à domicile.

Frais exposés supérieurs aux forfaits

Les montants du tableau de l'ONSS sont des maximums. Si les frais exposés par vos travailleurs dépassent ces montants forfaitaires, vous avez la faculté de les justifier. Dans ce cas, vous devrez démontrer la réalité des frais exposés pour l'ensemble des frais afférents à un poste. En effet, pour un même type de frais, vous ne pouvez utiliser les deux systèmes (frais réels et forfait). En aucun cas, les frais engagés par les travailleurs ne peuvent donner lieu à un double remboursement. L'ONSS n'admet le recours aux forfaits qu'à la seule condition que les mêmes frais ne soient pas remboursés d'une autre manière.