Le chèque repas électronique est né
A partir du 1er janvier prochain, les chèques repas pourront également être distribués sous forme électronique. A cet effet, le législateur a publié un arrêté royal de modification de la loi. Le chèque repas électronique présente de nombreux avantages, même s'il est assorti de conditions supplémentaires.
Comment payer avec un chèque repas électronique?
Un compte chèques repas personnel au nom du travailleur remplacera les chèques repas 'papier'. Ce compte chèques repas sera en fait une banque de données dans laquelle seront enregistrés un certain nombre de chèques repas électroniques en faveur du travailleur. Les modalités d'utilisation de ce compte chèques repas n'ont pas encore été précisées. Dans un premier temps, les paiements devraient se faire au moyen d'une carte de paiement, semblable à une carte bancaire, associée à un code secret. A terme, ils devraient également pouvoir se faire au moyen de la carte d'identité électronique ou par SMS. Le travailleur pourra accéder, à l'aide d'un “support fiable”, à son compte chèque repas pour payer ses achats chez le commerçant ou au supermarché.
Tous les éditeurs agréés pourront proposer le chèque repas électronique. L'éditeur gèrera le compte chèques repas du travailleur et y placera des valeurs sur ordre de l'employeur.
Le chèque repas électronique réduit les frais administratifs
Le but du chèque repas électronique est d'éviter les inconvénients du chèque repas 'papier'. La distribution, le traitement, la collecte et le paiement des chèques 'papier' occasionnent en effet de nombreuses tracasseries administratives pour les employeurs, les commerçants et les travailleurs, lesquelles s'accompagnent de coûts très élevés.
La fiscalité applicable au chèque repas électronique sera la même que pour la version 'papier'
Les chèques repas bénéficient d'un régime fiscal propre. Dans le chef des travailleurs comme dans celui des dirigeants d'entreprise, les chèques ne sont pas considérés comme rémunération et ne sont donc pas imposables. L'employeur peut déduire fiscalement un montant de 1 euro par chèque repas. Le reste de l'intervention constitue une charge professionnelle non déductible qui doit être reprise en dépenses non admises.
Les chèques repas (tant la version 'papier' que la version électronique) doivent satisfaire aux conditions suivantes :
1. L'octroi des chèques repas est régi par une convention collective ou individuelle écrite.
2. Le travailleur reçoit un chèque par jour presté. Les chèques électroniques sont crédités chaque mois, en une ou plusieurs fois, sur le compte chèques repas du travailleur, en fonction du nombre de jours du mois où le travailleur est présumé travailler. Les chèques repas sont réputés être octroyés au moment où le compte est crédité. Au plus tard le dernier jour du premier mois qui suit le trimestre, le nombre de chèques est adapté au nombre de jours où le travailleur a fourni des prestations au cours du trimestre.
3. Les chèques sont délivrés au nom du travailleur.
4. Les chèques ont une durée de validité limitée à 3 mois et ne peuvent être utilisés qu'en paiement d'un repas ou pour l'achat d'aliments prêts à la consommation. L'obligation de mention de ces données ne vaut naturellement que pour la version 'papier'. Pour la version électronique, la période de validité commence à courir à partir du moment où le montant a été crédité sur le compte.
5. L'intervention de l'employeur ne peut excéder 5,91 euros par chèque repas.
6. L'intervention du travailleur s'élève à 1,09 euro minimum par chèque repas.
Si une ou plusieurs des conditions visées ci-dessus ne sont pas remplies, les chèques repas sont imposables dans le chef du travailleur ou dans celui du dirigeant d'entreprise. La valeur de ces chèques doit apparaître sur la fiche de paie du travailleur ou du dirigeant d'entreprise comme avantage de toute nature. L'intervention du travailleur ou du dirigeant d'entreprise peut néanmoins être déduite de cet avantage de toute nature.
Conditions supplémentaires applicables au chèque repas électronique
1. Le nombre de chèques repas et leur montant brut (diminué de l'intervention personnelle du travailleur) sont indiqués sur la fiche de paie du travailleur.
2. Avant d'utiliser les chèques électroniques, le travailleur peut consulter le solde et la durée de validité des chèques non encore utilisés.
3. Le choix en faveur des chèques électroniques est consigné dans une CCT d'entreprise (éventuellement dans une CCT sectorielle) ou dans une convention individuelle écrite (absence de délégation syndicale ou catégorie de personnel pour laquelle il n'est pas habituel de conclure des CCT).
4. Les chèques électroniques ne peuvent être mis à disposition que par un éditeur agréé. Si l'éditeur perd son agrément parce qu'il lui est retiré ou qu'il a expiré, les chèques restent valables jusqu'à la date de fin de validité.
5. L'utilisation des chèques électroniques ne peut s'accompagner de frais pour le travailleur, sauf en cas de perte ou de vol (conditions visées dans une CCT ou dans le règlement de travail). En aucun cas, le coût du support de remplacement ne pourra excéder la valeur nominale d'un chèque repas.
6. Le choix en faveur du chèque électronique est irréversible.