Tenir sa comptabilité sur un ordinateur central à l'étranger est permis

Vous avez le droit de traiter et de conserver votre comptabilité sur un ordinateur central à l'étranger. Vous devez néanmoins pouvoir présenter vos livres à l'Administration fiscale lorsqu'elle annonce un contrôle fiscal. Dans le cas d'une comptabilité électronique, il importe que vous puissiez accéder en ligne à toutes les informations et documents comptables depuis le siège de votre société en Belgique. La Commission des normes comptables (CNC) a récemment publié deux avis sur la question.

De très nombreuses entreprises belges faisant partie d'un groupe multinational ou encore certaines filiales belges d'entreprises étrangères tiennent une comptabilité centralisée dans un autre pays. La comptabilité de toutes les sociétés du groupe à travers le monde entier est conservée sur un seul et même ordinateur.

Vous avez le droit de traiter et conserver votre comptabilité à l'étranger

Vous devez conserver tous les livres, comptes et pièces justificatives en Belgique. Cela ne signifie pas pour autant que votre comptabilité ne peut pas être conservée sur un ordinateur à l'étranger. En outre, la loi comptable n'exige pas que l'enregistrement et le traitement des données aient lieu en Belgique. Votre comptabilité peut donc être traitée et conservée sur un ordinateur central à l'étranger.
Vous devez néanmoins avoir un accès direct à votre comptabilité depuis la Belgique. Vous devez donc conserver soit l'original, soit une copie des livres, comptes et pièces justificatives en Belgique.

A condition de respecter les principes belges

Votre comptabilité doit être tenue conformément aux dispositions de la loi comptable belge, même si les pièces sont conservées à l'étranger. Vous ne pouvez donc pas vous contenter de préparer les comptes suivant les référentiels internationaux.
La CNC a publié un nouvel avis dans lequel on peut lire qu'une entreprise peut utiliser un plan comptable autre que le Plan comptable minimum normalisé, à condition qu'elle puisse présenter à tout moment une balance générale des comptes par la voie d'une table de concordance, établie conformément aux prescriptions comptables.

Produire tous les documents en cas de contrôle de l'impôt des sociétés

Vous êtes obligés de produire, à première demande de l'Administration, tous les livres et documents nécessaires pour déterminer le montant des revenus imposables de votre société.
Ces livres et documents ne se limitent pas aux pièces ou livres comptables légalement obligatoires. Ils comprennent tous les documents susceptibles d'être utilisés par l'Administration fiscale pour déterminer vos revenus imposables. Cela signifie, par exemple, que vous devez également pouvoir produire les contrats et la correspondance.
En principe, l'Administration annoncera à l'avance tout contrôle de l'impôt sur les revenus. Vous avez ainsi tout le temps de vous y préparer. Bien que plutôt exceptionnel, un contrôle fiscal non annoncé est toujours possible.

Demander l'autorisation de conserver les livres chez un comptable externe

L'Administration peut vous autoriser à conserver votre comptabilité ou une partie de celle-ci au cabinet de votre comptable ou conseiller externe.
L'Administration ne vous y autorisera que si cette conservation externe demeure limitée à une période déterminée. Une autorisation sur la base permanente ne sera accordée qu'à titre exceptionnel.
Même si vous obtenez cette autorisation, vous devrez quand même veiller à ce que les documents comptables soient disponibles dans les bureaux de la société, dès qu'un contrôle fiscal est annoncé. Dans le cas d'un contrôle non annoncé, il vous suffira de désigner la personne chez qui les documents sont conservés et de les faire parvenir à l'Administration à brève échéance.

Comptabilité électronique : accès en ligne depuis la Belgique obligatoire

Si vous tenez une comptabilité électronique, vous devez conserver certaines pièces comptables de façon à pouvoir les présenter à l'Administration fiscale sous une forme lisible et compréhensible.
Il s'agit des pièces comptables suivantes :

tous les documents nécessaires pour déterminer le montant des revenus imposables qui sont conservés, traités ou actualisés sur un système informatique;

toutes les informations à propos du programme informatique utilisé pour lire les documents.

La comptabilité peut être centralisée sur un seul et même ordinateur à l'étranger. Les documents comptables peuvent eux aussi être conservés à l'étranger, à condition que la société dispose d'un accès en ligne total à ces documents depuis son siège en Belgique. Tels sont les termes de l'avis récemment publié par la CNC.