Indemnités de frais: forfaits ONSS pour certains postes de dépenses

Les indemnités de "frais propres à l'employeur" qui sont remboursées au travailleur ne sont pas imposables ni soumises aux cotisations de sécurité sociale. Vous devez toutefois pouvoir démontrer à l'ONSS et l'administration le caractère professionnel et la réalité des frais remboursés à titre forfaitaire. L'ONSS a récemment publié quelques montants forfaitaires faisant office de ligne directrice pour le remboursement de certaines indemnités de frais.

Indemnités de frais

Tous les revenus perçus par un travailleur dans le cadre de son travail sont des revenus imposables. Les "frais propres à l'employeur" constituent toutefois une exception à ce principe. Il s'agit des dépenses faites par le travailleur dans l'exercice de sa profession (par ex. les frais de voyage, les frais de repas, les frais de voiture, les frais de séjour).  Si vous remboursez ces frais à votre travailleur, aucune cotisation ONSS n'est en principe due sur ce montant. En effet, l'ONSS ne considère pas une indemnité de frais remboursée comme une rémunération.

Charge de la preuve incombant à l'employeur

La charge de la preuve en la matière repose sur l'employeur. Depuis le 1er janvier 2010, vous devez démontrer l'exactitude des frais à l'aide de documents écrits (par exemple, le règlement de travail, une note de service, des annexes au contrat de travail).

Attitude de l'ONSS

Si une indemnité de frais ne peut être remboursée sur la base de la valeur réelle, on travaille avec des forfaits qui sont proportionnels à la valeur réelle des dépenses.
Alors qu'on ne pouvait, par le passé, se baser sur des directives claires pour déterminer le forfait de menus frais et/ou de frais difficiles à prouver, l'ONSS a récemment publié des directives pour différents postes pour lesquels il accepte une estimation forfaitaire. Pour chaque poste, il mentionne le montant et les conditions. Quelques exemples.

Frais de route pour travailleurs itinérants (travailleurs qui sont obligés de se déplacer au moins quatre heures successives pendant la journée de travail)
Montant du forfait: 8 euros par jour et une indemnité de repas de 6 euros par jour.
Conditions: les travailleurs ne peuvent utiliser des commodités sanitaires et autres dans l'entreprise ou sur la plupart des chantiers et ne peuvent faire autrement que prendre un repas à l'extérieur.

Déplacements domicile - lieu de travail et déplacements professionnels en voiture ou à bicyclette
Montant du forfait: 0,3178 euro par km (voiture) et 0,20 euro par km (bicyclette).
Conditions: le véhicule ne peut appartenir à l'employeur ou être financé par lui. Les forfaits englobent "tous" les frais, donc aussi bien l'entretien que l'assurance et le carburant.

Frais de bureau pour les travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile
Montant du forfait: 110,50 euros par mois. Ce montant englobe notamment les frais de chauffage, d'électricité, de petit matériel de bureau.
Conditions: les travailleurs doivent prester structurellement et régulièrement une partie de leur temps de travail à domicile et aménager dans leur habitation une pièce où ils peuvent effectuer ce travail. En ce qui concerne les travailleurs qui ont un espace de travail auprès de leur employeur, ce forfait n'est accepté que s'il ressort clairement de leur description de fonction qu'ils doivent régulièrement effectuer une partie de leur travail à domicile. S'agissant des travailleurs qui tombent dans le champ d'application de la législation sur le temps de travail, cela signifie que les heures prestées à domicile doivent être prises en considération pour voir si la durée de travail ne dépasse pas la durée de travail maximale.

Frais liés à la voiture (garage, parking, carwash)
Montant du forfait: 50 euros par mois (garage), 15 euros par mois (parking) et 15 euros par mois (carwash).
Conditions: le véhicule est principalement utilisé à des fins professionnelles.
Si l'employeur exige de garer le véhicule dans un garage pour la sécurité du véhicule ou de son contenu: cette obligation n'est autorisée que si elle est imposée à tous les travailleurs dans la même situation.

Attitude du fisc

On retrouve certains de ces montants à l'administration fiscale (par ex. les frais relatifs aux voyages de service à l'intérieur du pays). Mais pour d'autres postes de dépenses, il vous faut toujours conclure un accord (in)formel avec le fisc.
Comme chaque indemnité de frais doit pouvoir être contrôlée, vous devez la mentionner sur les fiches fiscales. Vous évitez ainsi une cotisation sur "commission secrète".

Concrètement

Les montants sont des montants maximum. Si les frais exposés sont supérieurs à ces forfaits, vous pouvez toujours rembourser le montant réel (plus élevé). Toutefois, vous devez pouvoir démontrer la véracité des montants pour l'ensemble des frais concernant un poste de dépenses donné. En d'autres termes, vous ne pouvez utiliser simultanément les deux systèmes (frais réels et frais forfaitaires) pour un même type de frais.

Enfin, il convient de souligner que les nouvelles directives ne sont pas contraignantes. Toutefois, il peut être utile de confronter la politique existante en matière d'indemnités de frais forfaitaires à ces directives afin d'éviter une requalification des indemnités de frais forfaitaires en rémunération.