Factures électroniques et factures papier : dorénavant soumises aux mêmes règles
L'Europe a modifié les règles concernant les factures électroniques de manière à ce que ces factures soient traitées de la même manière que les factures papier. Elle a à cet effet promulgué une nouvelle directive donnant quelques précisions pratiques quant à l'établissement de factures électroniques.
Nouvelle directive sur les règles de facturation
L'Europe a harmonisé les règles concernant les factures papier et les factures électroniques afin de mettre toutes les factures sur un pied d'égalité. Désormais, les Etats membres de l'UE doivent accepter les factures papier et les factures électroniques selon les mêmes conditions. Une nouvelle directive a été promulguée en ce sens.
Les factures électroniques doivent répondre aux conditions suivantes :
Accord du client : le destinataire doit toujours accepter de recevoir des factures par voie électronique.
L'authenticité, l'intégrité et la lisibilité, qu'il s'agisse de factures papier ou de factures électroniques, doivent être assurées à compter du moment de l'émission et jusqu'à la fin de la période de conservation. En Belgique, le délai de conservation normal pour les factures est de 7 ans à compter du 1er janvier qui suit la date de la facture.
La directive explique par ailleurs quelles sont les règles de facturation applicables à une transaction donnée et de quelle manière les entreprises peuvent procéder à l'autofacturation.
Factures simplifiées pour les petites entreprises
La directive est également favorable aux petites et moyennes entreprises. Des factures simplifiées peuvent en effet désormais aussi être utilisées pour des montants peu élevés. Il s'agit de factures d'une valeur inférieure à 100 euros.
Une facture simplifiée doit contenir les mentions suivantes :
la date d'émission;
l'identification du fournisseur à la T.V.A.;
la nature des biens livrés ou des services fournis ;
le montant de la T.V.A. à payer ;
éventuellement une référence à la facture initiale.
Les entreprises choisissent elles-mêmes la solution technologique
Les entreprises peuvent déterminer elles-mêmes comment elles garantissent l'authenticité et l'intégrité de leurs factures électroniques. Pour ce faire, elles ont le choix parmi plusieurs méthodes et ne sont plus tenues de suivre les prescriptions strictes de l'administration de la T.V.A.
Les entreprises peuvent par exemple utiliser les solutions technologiques suivantes :
des signatures électroniques avancées, basées sur un certificat qualifié et créées par un dispositif sécurisé. Ces dispositifs sont également appelés "secure-signature-creation-device" (SSCD). Comme exemple, citons la carte d'identité électronique belge (E-ID) ;
Electronic Data Interchange (EDI - échange de données électroniques). L'acheteur et le vendeur peuvent accepter d'utiliser les procédures EDI pour garantir l'authenticité et l'intégrité des données.
La Belgique a déjà assoupli les règles
Les Etats membres de l'U.E. doivent adapter leur législation de manière à ce que les principes de la directive puissent être appliqués à partir du 1er janvier 2013.
Depuis le 1er janvier 2010, l'administration de la TVA belge ne précise plus comment les entreprises doivent garantir l'authenticité et l'intégrité des factures électroniques. Les entreprises belges peuvent d'ores et déjà choisir librement la manière la plus appropriée pour elles d'envoyer, de recevoir et de conserver leurs factures électroniques.