Emballez les mauvaises nouvelles
Les circonstances économiques difficiles multiplient malheureusement les occasions de devoir communiquer de mauvaises nouvelles aux travailleurs.Or personne ne se réjouit de devoir les annoncer. La personne chargée de communiquer la mauvaise nouvelle doit impérativement être bien préparée si elle ne veut pas de tomber dans quelques pièges bien tentants.
Qui communique la mauvaise nouvelle ?
Le responsable lui-même. Celui qui se charge de la communication peut donner sa propre version et couper court aux rumeurs. En effet, 'radio couloir' n'hésite pas à colporter des bruits... de couloir.
Où ?
Dans un endroit calme et fermé. Pas dans le bureau du collaborateur où d'autres collègues pourraient entendre la conversation. Si possible, choisissez un espace où personne ne peut vous observer de l'extérieur.
Quand ?
Le plus rapidement possible, car c'est ainsi que l'on limite les dégâts au maximum. Les mauvaises nouvelles sont comme la viande : plus on les laisse traîner, plus elles deviennent mauvaises. Dans le cas d'un licenciement collectif ou d'une restructuration, où il est impossible d'informer toutes les personnes concernées dans les plus brefs délais par le biais d'un entretien individuel, il est important de communiquer le plus rapidement possible quelles sont les personnes qui doivent partir et dans quel délai. Si ce n'est pas possible, il est alors crucial de donner une certaine perspective aux personnes concernées, en leur disant par exemple : " les entretiens individuels avec l'ensemble du personnel commencent dès la semaine prochaine ".
Comment ?
Quelle que soit la taille de l'organisation, un entretien est de loin la meilleure manière de communiquer une mauvaise nouvelle. Le mail est un canal de communication trop souvent utilisé à mauvais escient pour communiquer les mauvaises nouvelles.
La technique du sandwich inversé
Un sandwich est composé de pain/garniture/pain. On retrouve souvent ces trois éléments dans un entretien visant à communiquer une mauvaise nouvelle : on commence par une introduction générale, puis on passe presque immédiatement à la mauvaise nouvelle, pour passer à nouveau le plus rapidement possible à autre chose. Cette approche est à proscrire absolument !
Commencez par le coeur du problème. Vient ensuite la partie plus " soft " de l'entretien - c'est à ce moment que vous encadrez le collaborateur, que vous lui donnez l'occasion d'exprimer ses émotions. Enfin, revenez au coeur du message afin d'aborder les points concrets (délai de préavis, outplacement, etc.).
Soyez clair
Récoltez suffisamment de faits concrets pour asseoir votre décision. Pour la personne chargée de transmettre une mauvaise nouvelle, les faits concrets sont une bonne manière de ne pas tomber dans un processus de justification. Il n'est pas interdit non plus de prononcer des mots comme " licenciement " au cours de l'entretien. Par contre, ne tentez aucun jeu de mots - il ne pourrait être que mal interprété - et ne tournez pas autour du pot.
Ne visez pas la personne, mais bien la situation
Lors d'un entretien visant à communiquer une mauvaise nouvelle, il est important que le messager garde la tête froide et ne se laisse pas submerger par l'émotion du moment. Par exemple, ne dites pas " je ne te supporte pas ", mais plutôt " je ne peux pas tolérer ce comportement ".
Bidirectionnel
Un entretien visant à communiquer une mauvaise nouvelle est composé de 50% de temps de parole et de 50% de temps d'écoute. Rebondissez sur ce que l'autre dit. Utilisez la force du silence. Cela incitera l'autre à réagir et à relancer la conversation.
Le langage corporel
Il existe une multitude de signaux non-verbaux qui soulignent la gravité du message : porte fermée, téléphone éteint. Mais l'élément le plus important en termes de langage non-verbal pendant l'entretien proprement dit, c'est le contact visuel. S'efforcer de regarder ailleurs pour éviter tout contact visuel ne fait que créer un sentiment de méfiance.
Timing
Enfin, un entretien visant à annoncer une mauvaise nouvelle ne doit pas dépasser le temps nécessaire. Il est fort probable que la personne concernée ait sa propre version des faits et qu'elle interprète la mauvaise nouvelle en fonction de sa propre vision des choses. Faites preuve de compréhension, mais évitez de tirer la discussion en longueur inutilement.
