L'organisation de l'assemblée annuelle n'est pas une sinécure

Avez-vous déjà commencé à préparer l'assemblée annuelle? L'organisation de cette assemblée générale est une mission récurrente dont vous devez vous acquitter chaque année. Elle a lieu dans la commune, au jour et à l'heure fixés dans les statuts. Mais il y a encore d'autres points auxquels il  faut être attentif.

Convocation

Si vous êtes gérant, convoquez l'assemblée annuelle par voie d'annonce dans la presse (pour les actions aux porteurs) ou par courrier (pour les actions nominatives). L'initiative peut également émaner du conseil d'administration. 

Ordre du jour

La convocation contient les points à l'ordre du jour. Cet ordre du jour doit être clair. L'assemblée ne peut valablement délibérer que sur les points qui y sont mentionnés. L'ordre du jour est certes intéressant pour les actionnaires (associés), car il permet de voir immédiatement ce qui est au programme. Mais il est également important pour vous, car vous pouvez vous préparer aux éventuelles questions de vos actionnaires (associés).

Compétences

Relèvent des principales compétences de l'assemblée annuelle: l'approbation des comptes annuels, la nomination du conseil d'administration et du commissaire (s'il en faut un); l'examen du rapport annuel et du rapport du commissaire; l'octroi d'une décharge à l'organe d'administration et au commissaire.

Présences

Sont bienvenus à l'assemblée annuelle: les actionnaires (associés) qui le souhaitent, l'organe d'administration et le commissaire. Les autres tiers, comme les avocats, ont besoin d'une autorisation expresse ou participent avec voix consultative. Les formalités d'admission sont fixées dans les statuts.
Vos actionnaires (associés) et les porteurs d'obligations de votre société doivent pouvoir consulter les comptes annuels et, le cas échéant, le rapport annuel et le rapport du commissaire au siège de votre société quinze jours avant l'assemblée annuelle.

Report

L'organe d'administration peut reporter l'assemblée annuelle de trois semaines maximum si,  par exemple, les comptes n'ont pas pu être approuvés en raison d'un désaccord entre les actionnaires. De nouvelles convocations sont alors requises. Un second report n'est pas autorisé.
L'assemblée générale elle-même peut à tout moment reporter l'assemblée.

Délibérer et décider correctement

Le bureau de l'assemblée annuelle est composé d'un président, d'un secrétaire et de deux scrutateurs (si possible). Le bureau veille au bon déroulement de l'assemblée. Il donne ainsi lecture des points inscrits à l'ordre du jour et veille au respect des procédures.
Dans vos statuts, déterminez les modalités de délibération et de décision.
Si les statuts ne prévoient rien à ce sujet, ce sont les règles ordinaires, c.-à-d. la majorité ordinaire des votes exprimés, qui sont d'application. En principe, chaque part donne droit à une voix. Dans certains cas, le droit de vote peut être suspendu (si p.ex. les parts n'ont pas été libérées entièrement).

Si votre société ne compte que quelques actionnaires ou associés, une prise de décision par écrit constitue une option intéressante. Attention, la prise de décision écrite n'est possible que si tous les associés ou actionnaires marquent leur accord sur cette procédure et à condition que toutes les décisions soient prises à l'unanimité.